"dönüşüm" etiketli yazılar:

06 October 2017 Friday

Neden İdeal Süreç ile Başlanır

Müşteri odaklı süreç tasarımı (MOST®) konuşurken (veya yazarken) mutlaka müşteri taleplerini, beklentilerini karşılamak üzere, bugünün elverdiği ideal tasarımı düşünerek  [1] , [2] , [3] , [4]  başlamayı öneririm.

Ne var ki eski (ve bugünün kavramlarına göre kesinlikle YANLIŞ) öğretiler, mevcut sürecin incelenmesi ile başlamayı tavsiye ederler. Birkaç gün önce, Linkedin’de okuduğum bir “Süreç Tasarımı” yazısı yine “mevcut süreçleri, uygulamaları, kurum bültenlerini, vb. gözden geçirin” diyordu. (Elbette danışmanlık yapan biri yazmıştı 😛 ) Dehşetle okudum.

😮

Neden mevcut süreçlerle ilgili çalışmayı zaman kaybı olarak gördüğümü ve “Sakın ha!” diyerek önermediğimi anlatayım:

Bir kurumda hataları bulmak, kök nedenlerini sorgulamak genellikle birilerinin ayağına basılmasına neden olur. “Sorun nerede, hangi departman, kimin kararları, kimin emir-komutası, kimin yetki ve sorumluluğu, vb“. Daha projenin başında, tüm bu sorulara yanıt arayan çabalar, karşı tepkileri çoğaltır. Proje ilk günlerinden itibaren “değişime karşı koyma” ile karşılaşmaya başlar.

Mevcut durum analizi genellikle yöneticilerin “Bakın biz aslında işimizi şahane ve olağanüstü yapıyoruz” ve “Sorun bizde değil, teknolojide veya diğer departmanlarda ve “Kaynaklarımız yetersiz. Müşteriler de pek anlayışsız” gibi sürekli haklı çıkma ve mevcut durumu koruma amaçlı çabalarıyla zaman kaybedilmesine neden olur.

Mevcut durum ile başlayan veya daha ilk aşamalarda mevcut durum incelemesini proje adımlarına katan çalışmaların, olması gerekeni değil hiçbir yöneticinin çıkarına dokunmayan basit düzeltmeleri önerdiğine, yapılması gereken köklü değişimi kesinlikle yapmadığına defalarca şahit oldum.

🙁

Basit bir örnekle anlatayım.

Bir kurumda müşteri şikayetleri artmış, almış başını gidiyor. Mevcut durumu inceliyorsunuz… Kalite Kontrol birimi Operasyonlar ve Üretim‘den sorumlu Genel Müdür Yardımcısına (GMY) bağlı. Müşteri şikayetlerini araştıran ve gerekirse tazminat ödeyen birim de aynı GMY’ye bağlı. Ek olarak, müşteri şikayetlerini tazmin etme konusunda önceden saptanmış bütçe var.

Mevcut durum ne? Tazminat bütçesinin içinde kalmak hedeflenmiş.

Bu durum mevcut süreçlere nasıl yansımış? Müşteriye giden mal, hasarlı olsa bile müşteriye teslim ediliyor. Şikayet süreci müşteriden başlatılıyor.

Dijital dönüşüm çerçevesinde ne düşünmüşler? Mevcut durumda kağıtlarla ilerleyen ve fotokopilerle, çok nüshalı üretilen ve çok yerde saklanan (dolayısıyla ilave depolama maliyeti yaratan) sürecin bırakılıp “kağıtsız ortam”a geçilmesi tasarlanmış. Bu sayede kağıt, fotokopi ve depo kirası masrafları azalacak ve milyonlarca lira tasarruf edilecekmiş.

  • Vaaayyyy… Dinleyen herkes memnun. Neredeyse alkışlanacak… Sorarsanız, “Kağıtsız ortam… İşte dijitallşme… Daha ne olsun?

😀

Biz başka sorular düşünelim.

Mevcut yetki – sorumluluk – bütçe anlayışının doğal sonuçları neler? Şikayet süreci müşteriden başlatılıyor ama müşterinin şikayet etme süreci zorlaştırılmış. Şikayetin ne kadar haklı olduğuna karar veren kademeli karar mercileri saptanmış. Bazı müşteriler, uzayan süreç nedeniyle “lanet olsun” deyip işin peşini bırakıyor. Böylece tazminat ödenmiyor, bütçe zorlanmıyor. İçeride herkes memnun.

Ne var ki… Müşteri bir kez daha gelmiyor. Sosyal mecralarda elinden geleni ardına koymuyor. Çevresine olumsuz propaganda yapıyor.

Kurum, kendi büyüklüğü çerçevesinde “Sektörün en önemli oyuncularından biriyiz” diyerek konuyu önemsemiyor bile.  “Nasılsa beni kullanan var” diyor. 20/80 diyor. Potansiyel ciro kaybını ciddiye almıyor. Farkında olmadan B2B’leşiyor. Perakende tüketicisini (ilk şikayet sonunda) kaybediyor.

😉

Mevcut durumdan yola çıkan süreç tasarımı ile ne yapılmış? Aslında, müşterinin şikayet sürecinde önemli bir değişiklik yapılmamış.

Sorunun kök nedeni ne? İlk olarak aklınıza “bütçenin zorlaması” gelmişse, fena halde yanıldınız. Organizasyon yapısı sorunlu. Operasyonlar ve Üretim’in kalitesine karar veren ve kusuru tazmin edip etmeme kararını veren departmanlar yine aynı GMY’ye bağlı olunca… Kusur bulmak demek, kendi patronunun performansını beğenmemek demektir. Biraz zor…

– Malın hasarlı olduğunu biliyoruz. Kutusu kırılmış, ambalajı delinmiş, vb. Her şey ortada… Müşteriye teslim etmesek? Hemen yeni bir ürünü yola çıkarsak…” diyorum.
– Ama… Bizim bütçemiz var” diye yanıtlanıyor.

İşte… Mevcut süreç ile başlamanın sonucu…

Operasyon ve Üretim departmanlarını daha kaliteli iş yapmaları için zorlayan önlemler alınmıyor, ama süreçler dijitalleşiyor.

Bu süreci ele alırken, mevcut uygulamaları ve yapıyı hiç dikkate almasanız…

  • Şikayet sürecini müşteriden başlatmak yerine “ürünün hasarlı olduğu tespit edilen ilk noktadan” başlatsanız, müşteriye bilerek hasarlı ürün teslim etmek yerine “gecikmeden dolayı özür dileyerek” ilk fırsatta hasarsız ürün teslim etseniz…
  • Sizin yaptıklarınızdan habersiz müşteriyi rahatsız ve mağdur bırakmasanız…
  • Şikayet ve hasar tazminatı işini İç Denetim‘e bağlasanız, böylece kaliteyi çıkar çatışmasına kurban etmeseniz…
  • Süreci “müşteri odaklı” tasarlasanız ve kağıtsız ortam, dijital iş akışı gibi konuları sonra düşünseniz…

Daha iyi olmaz mı?

😉

Saat başına para alan danışmanlar ve kendi işinin en iyi nasıl yapılacağına kafa yormayan yöneticiler “öncelikle mevcut süreçleri inceleyelim” diyeceklerdir. Onlara aldırmayın.

Siz “kurumu bugün ilk defa kuruyormuş gibi” süreçler tasarlayın. Eski süreçlerin olumsuzluklarından ders çıkarmayı ihmal etmeyin. Zaten mevcut süreçler, sadece hatalardan ders almaya yarar.

.

04 October 2017 Wednesday

Dönüşüm ve IT

Eğitimlerde veya projelerde Dijital Dönüşüm (DD) konuştuğumuzda, öncelikle şunu vurgularım: Önemli olan dijital değil dönüşümdür.

Dijital Dönüşüm dersini birlikte verdiğimiz Serhat Akkılıç’ın dediği gibi “… bireyin dijitalle imtihanını felsefi olarak yorumlayamayan hiç kimsenin ve hiç bir kurumun, gerek dijital dönüşüm gerekse herhangi bir değişim yönetimi konusunda başarı elde edemeyeceğini düşünüyorum. ”

😉

Gerek eğitimlerde, gerekse projelerde kullanmak için, DD kavramlarını sıralamaya karar verdim. Aslında kavramları yazmaktaki amacım, DD projelerim için hangi Yol Planının izlenmesi gerektiği konusunda taslak hazırlamaktı.

Meraklısına, CRM Yol Planı örneği şöyle

Benzer bir yol planı hazırlamadan önce bazı kavramları post-it’lere yazdım. Henüz tüm kavramları yazmamıştım.

Çalışma odamın dolabına (öncelik sırasını dikkate almadan, paralel kulvarları belirlemeden, zaman boyutunu ve ardışıklığı göz ardı ederek) arka arkaya yapıştırdım.

Ortaya şöyle bir görüntü çıktı:

Tekrarlıyorum, henüz yol planı aşamasına gelmiş değil.

Dikkat ettiyseniz, IT kavramları var ama azınlıkta.

🙂

Burada göründüğü gibi, dijital dönüşümün temeli, dijitale değil dönüşüme dayanıyor.

Günümüzde hangi iş kolunda olursak olalım, IT bizim ikiz kardeşimiz gibi. Onlarsız iş yapmak mümkün değil. Bununla birlikte, teknolojinin bir amaç değil araç olduğunu da unutmamak gerekir. İşleri daha iyi ve verimli yapmak ve/veya sürtünmesiz müşteri deneyimi yaratmak ve/veya çalışanların rahatını arttırmak ve/veya bir koyundan 3 post çıkarmak… gibi amaçlar doğrultusunda teknoloji kullanılır.

Dünyanın en teknolojik şirketlerinden biri olan Amazon’da, ihtiyaç anında konuşabilecek gerçek insana ulaşmak için harcanan zaman, Türkiye’deki bankaların %1’i oranındaysa (ve çağrı merkezlerine ulaştığımızda da hiçbir sorunumuzu çözemiyorsak) her şeyi teknoloji ile çözemeyeceğimizi anlamamız gerek.

😉

Bunları neden tekrar tekrar yazıyorum.

Son zamanlarda “IT ekibimize dijital dönüşüm eğitimi verir misiniz?” diye teklifler alıyorum. Cevap: EVET

Ne var ki daha önce iş birimlerine eğitim vermek gerektiğine inanıyorum. Siz değişimi anlamazsanız, dönüşüm konusunda yol planı belirlemezseniz, önceliklerinizi saptamazsanız, IT ekibinize ne amaçla ve nasıl bir talepte bulunacağınızı bilmezseniz… IT ekibi, gerekli eğitim aldıktan sonra başınızda boza pişirebilir.

İş birimleri, eğitimlerini doğru alırlarsa ve ödevlerini iyi yaparlarsa, IT de gerekli eğitimi zamanında alırsa, birlikte başarıya koşulur. Önce IT’den başlamak, arabayı atın önüne bağlamak gibi olur.

🙂

31 August 2017 Thursday

Dönüşüme Başlarken – 2

Dün, Dönüşüme Başlarken diye yazmaya çalıştım.

Bir şeylerin değiştiğini seziyorsunuz ama sizi nasıl etkileyeceğini bilmiyorsunuz. İşte tam o “sıfırıncı aşama” dediğimiz zaman dilimini anlatma çabasındayım.

Dünkü yazıyı “Sektörünüzde değişim çok yavaş oluyorsa, bu fırsatı kullanın. Bu sıfırıncı aşamada değişim için harcayacağınız tek şey ZAMAN” diye bitirmiştim. Bugün, o zamanın değerlendirilmesi konusunda önerilerimi sunacağım.

🙂

Sıfırıncı aşamada zamanı ne kadar etkin kullanırsanız, yıkıcı / bozucu (disruptive) değişime o kadar iyi hazırlanırsınız.

İlk olarak trendleri okumaya ve anlamaya zaman ayırın.

Dünyada

  • Genelde neler olduğunu (sektör bağımsız olarak), yani global trendleri;
  • Sizin sektörünüzde neler olduğunu, yani sektörel trendleri;

izleyin ve inceleyin. Hatta bir düşünce grubu (think tank) oluşturup aranızda tartışırsanız, çok daha iyi olur. Böylece, kişisel önyargılardan kurtulmuş olursunuz. Ayrıca çok sayıda konuyla, eş-zamanlı olarak ilgilenebilirsiniz. (Örneğin, aranızda birileri AI (yapay zeka) ve/veya AR (yapay gerçeklik) ve/veya blockchain’in sektörünüzde neleri nasıl değiştireceği konusunda çalışma yapıp sizlere anlatabilir.)


Dikkat:

  • Girişimciler için söylenmiş (maalesef kimin söylediğini hatırlamadığım) güzel bir söz var: “Trendlere dayalı bir fikir ile gelmeyin. Eğer trend olmuşsa, zaten birileri çoktan o trene binmiş ve yola çıkmıştır.”

Siz girişimci değil de bir kurumun yöneticisiyseniz, öne geçmeyi şimdilik bırakın, bari Dünya’da genelde ve sektörünüzde mevcut durumu anlamaya çalışın.


Danışmanlık kurumları ve teknoloji yayınları gerek global, gerekse sektörel trendleri sıkça yayınlıyorlar. Bu kaynakları okumaya, anlamaya ve etkilerini yorumlamaya zaman ayırın. “Dünya’da ve Türkiye’de neler oluyor” konulu çalışmaları [d] , [b] takip edin.

Yukarıda “Dünyada (sektör bağımsız olarak) genelde neler olduğunu izleyin ve inceleyin” demiştim. Neden “sadece sektörünüze odaklanın” demiyorum, biliyor musunuz? Bozucu (disruptive) değişimler çoğunlukla sektör dışından geliyor da ondan.

Geleneksel rekabet ortamlarında, sektörün büyük oyuncusu olan kurumlar bırakın sektör dışından benchmark yapmayı, tüm sektörü bile incelemez. Sadece kalburüstü birkaç tane rakiplerini izleyip, onlara göre davranırlar. Bu şekilde on yıllarca yaşayabilirler.  (Sektörün küçük oyuncularının çok işine gelen bu durumu ancak diğeri gibi düşünerek aşabilirsiniz.)

Oysa değişimler sadece küçük oyunculardan değil, artık başka sektörlerden de geliyor. Bu durumu kontrole alamazsınız ama, erken teşhiste bulunabilirsiniz.

Kendinize çeşitli sorular sorarak başlayın:
(Her önermeye yine gazete örneği çerçevesinde devam edeceğim. Siz kendi sektörünüze uyarlayın.)

İlginç dijital fırsatlar ve tehditler nerelerden geliyor?

Birçok kurum kendini kandırır. Özellikle vizyon ve misyon cümleleri kendimizi kandırmak için en faydalı araçlardır. Fırsat ve tehditleri anlamak için önce işimizi, varoluş nedenimizi iyi anlamamız gerekir.

  • Gazeteleri incelediğimizde, “reklamverene okurlarını satan kurumlar” diyebiliriz. Siz de kendi ana işinizi aynı yalınlıkta düşünün. Gerçekten ne iş yapıyorsunuz?
  • “Gazetelerin gelir kaynakları neler?” diye düşününce reklamverenler diyeceksiniz. Bireysel satış gelirleri, maliyetinin beşte, altıda biri. Sizin gelir kaynaklarınız neler?
  • Sosyal mecraların bireylerle temas etmek için daha cazip olması ve doğru hedefleme yapabilmesi, “reklama yatırdığımız paranın yarısı boşa gidiyor da, hangi yarısının boşa gittiğini bilmiyoruz” diyen reklamverenleri memnun ediyor. Gazetelerin karşısındaki önemli kavram kişiselleştirme. Sizin karşınızdaki en önemli kavramlar neler?
  • Aslında bu noktaya gelindiğinde gazeteler geç kalmışlardı. İlk kişiselleştirilmiş marka iletişimi bankalar ve GSM operatörleriyle başlamıştı. Onlar işlerini iyi yapamadılar.

BigData-EmarsysAkademi

Bu yazı, Emarsys Akademi’deki Big Data konulu
konferanstan sonra, etkinlik notlarını paylaşan
Mehmet Emre Baş’ın yazısından alıntıdır.

  • Bankalar ve GSM operatörleri, kişiselleştirilmiş iletişim nedeniyle reklamverenlerden bütçe almaya başladığında uyanan gazete yöneticisi olmuş muydu? Sizin sektörünüzde ilk ufak kıpırdanmaları anlayacak ve yorumlayacak durumda mısınız?
  • Gazetelerin küçük ilanlarının yerine Craig List ve haberlerin yerine Huffington Post gibi oluşumlar ortaya çıktığı zaman, tehdit artık belirginleşmişti. Sizin sektörünüzde ayan -beyan olmuş gelişmeleri – hiç değilse – yakından izliyor musunuz?

con-primeroestrategia

Dijital değişim (hatta sektörün yıkıcı değişimi) ne kadar hızlı ve ne büyüklükte olur?

“Web bize bir şey yapamaz” tavrının sonrasını gazeteler için izledik. Birçok sektördeki değişimleri ilk yazıda sıralamıştık. Hiç değilse bazı değişimler yaparak yaşamaya ve gelirlerini sürdürmeye başlayan gazeteler var. Bazı sektörler, daha da şanssız.

Değişim bazı sektörleri kesinlikle ortadan kaldırıyor. Harita yapan, basan ve satan bir işiniz varsa, ortadan kalkması kaçınılmaz. (Daktilo veya kamera ve film kağıdı veya kaset ve kaset-teyp üreticileri gibi.)

Üstelik artık haritalar – hatta adresler – 3 boyutlu olmaya başlıyor. Bir e-ticaret sitesinden satın aldığınız nesnenin apartmanın 5’inci katındaki balkonunuza gelmesini istiyorsanız, yükseklik bilgisi önemli. Bunu teslim edecek drone’un size gelirken başka bir binaya çarpmaması için de yükseklik önemli.

Bazen değişimler, sizin önüne geçip yönlendireceğiniz ölçüden daha büyüktür. O zaman ilk fırsatta bu işten çıkmayı bilmelisiniz. Eczacıbaşı’nı örnek alın. Soyadlarını aldıkları ilaç sektöründen çıktılar. Bu aşamada tutuculuk yapmak, batışınıza neden olabilir.

Eğer bir fırsat varsa, bu fırsatı yakalamanın ve kaynakları buna göre yeniden düzenlemenin en iyi yolu nedir?

Daha önce onlarca yazımda vurguladığım gibi, müşteri deneyimini ve değişen müşteri beklentilerini gözden geçirerek başlayın. İsterseniz 1964 tarihli Pazarlama Miyopluğu makalesinin özetine bir göz atabilirsiniz. Airbnb, Uber ve benzerlerine ilişkin temel kavramları orada bulacaksınız. Bu doğrultuda farklı seçenekleri düşünebilirsiniz.

  • Uçtan uca bir deneyim için platform(lar) [1] , [2] yaratabilir veya stratejik iş ortaklarının platformlarında yer alabilirsiniz..
  • Yeni nesil tüketiciler için kendi rakibinizi kendiniz yaratabilirsiniz. (Bunun en güzel örneği en-para.com‘dur. Zamanında Finansbank’ın yaptığı hamle genç müşteriler için bir aşk markası yaratmıştır.)
  • Farklı müşteri segmentleri için farklı uygulamalar geliştirebilirsiniz. Web’den ısmarla, seçtiğin dükkandan al; yalnız XXXL ölçülerde pembe giysi geldiğinde haber ver; kendi markanla değil, hedeflediğin yaşam evresi ile anılmaya çalış; vb…
  • Fırsat ve tehdit yaratabilecek girişim ve start-up’ları, daha tohum aşamasında öğrenmeye çalışabilirsiniz. (Bunu bir sonraki yazıya bırakalım)

😉

Sıfırıncı aşamada zamanı etkin kullanırsanız, değişimden korkmazsınız.

[Devamı var]