Veri Yönetiminin Sahibi Kim?

Bu blogda yayınlanan Doğru Raporlama ve Yapay Zeka yazısına yorum yapan sayın MAHİR H. “Yapay zekâ destekli raporlamaya geçmeden önce kurum genelinde ortak bir veri sözlüğünün oluşturulması gerektiğini vurguluyorsunuz. Sizce veri sözlüğünün ve kritik metrik tanımlarının sahipliği iş birimlerinde mi olmalı, yoksa iş birimleriyle veri ekiplerinin birlikte yönettiği bir veri yönetişimi yapısında mı?” diye sormuş.

Bu soru çok önemli + çokomelli. Veri sözlüğünün ve kritik metrik tanımlarının sahipliği konusu, veriye dayalı projelerin en hassas noktalarından biridir. CRM veya dijitalleşme projesine başlarken bu konuda karar vermemişseniz bile (ki çoğunlukla bu ihtiyacı bilemeyiz) süreç içinde karşımıza çıkar.

Sayın Ozan Kaan KARAMIK‘ın Linkedin’de yayınladığı “Çok acil, olmazsa olmaz denilip iş listesinin en önüne konan ama geliştirildikten sonra kimsenin kullanmadığı özellikler…” konulu bir yazısının yorumlarında bu konuya biraz dokunmuştuk. Ozan Kaan KARAMIK “Verinin sahibi ile bilginin sahibinin ayrışması meselesi az konuşulan ama sahada çok yaşanan bir durumdur” diye vurgulamıştı.

Dijitalleşme veya veriye dayalı düşünme konularına eğildiğimizde önemli duruma gelen “sahipliğin kimde olması gerektiği” konusunda ahkam (hatta racon) kesmeden önce sorumluluğun ne olduğunu tanımlamak isterim.

Kurumun Tek Doğrusu

Veri sözlüğünün amacı “kurumun tek doğrusu” diyeceğimiz alt-yapıyı, böylece kurumsal kavram birliğini oluşturmaktır. (Buna “aynı dili konuşmak” da diyoruz.) Kurumun tek doğrusu kavramı, teknoloji kavramı değil, kesinlikle iş birimi kavramıdır. Örneğin, müşteriler için:

• “Kredi alabilirliği yüksek”
• “Muhtemelen dolandırıcı”
• “Borcunu öder ama zamanında ödemez, sürekli geciktirir”
• “Gecikmeyi haklı göstermek için hep şikayetlerde bulunur”
• “Önce, çok satın alacakmış gibi pazarlık yapar. Sonra toptan fiyatına az ürün satın alır”
• vb… (yüzlerce bulabiliriz)

Bunlar teknoloji kavramları değil, bizzat iş birimlerinin kavramlarıdır. Bu noktada aynı fikirdeysek, iş biriminin “bilginin sahibi” olduğu konusunda da aynı fikirde olmamız gerektiği kanısındayım.

Bilgiden Veriye

Yukarıda “Verinin sahibi ile bilginin sahibinin ayrışması meselesi” dedik ya… Şimdi, bilgiden veriye doğru inelim. Tanımları yapmaya çalışırken, yukarıdaki her bir tanım (bilgi) cümlesi için, hangi verilere bakılması gerektiğine karar vermeliyiz.

Bu aşamayı daha ilk görüşmede anlattığımda “Aaaa… CRM çok kolay bir iş değilmiş. Danışmanın elinde sihirli değnek yokmuş. Öyleyse sonraya bırakalım” diyen kurum gibi düşünmeyin. Bir yerden başlamak gerekiyor.

O listeden tek bir cümleyi seçerek başlayalım. “Borcunu öder ama zamanında ödemez, sürekli geciktirir” diyorsak, her bir teslimat için:

• Borcun (alacak hesabının) doğduğu tarih [üretim tarihi mi, teslimat tarihi mi, kurumun zaten tanıdığı bir ileri vadeli tarih mi?]
• Borç tutarı
• Ödenmesi gereken tarih
• Gecikme olarak tanımlanan süre [çoğunlukla 3-5 gün sonra ödenmesi gecikme sayılmayabilir]
• Ödemenin yapıldığı tarih
• Ödeme yapılan tutar

verilerinin olması gerek. Ama yetmiyor.

Tanım gereği bu verilerin sonucunda şu hesaplamayı da yapmalıyız:

• Borç tutarı = Ödeme yapılan tutar [Borcunu ödedi]
• Ödemenin yapıldığı tarih (eksi) Ödenmesi gereken tarih (büyüktür) Gecikme olarak tanımlanan süre [ama gecikmeli ödedi]
• Bu iki koşulun da kaç kere tekrarlandığı [Bu bir alışkanlık mı]

Burada, bazı verilerin sahibi üretim ve/veya teslimat / lojistik ve/veya muhasebe ve/veya finansman departmanlarından biri veya birkaçı olabilir. “Borcunu öder ama zamanında ödemez, sürekli geciktirir” bilgisinin sahibi, muhtemelen Finansman veya Satış yöneticileridir. Kurum içinde bu kişi her kim ise, hesaplamanın nasıl yapılacağını da belirtmek zorundadır. (İsteyenler bu aşamada yapay zekadan destek alabilir. Hiç sakıncası yok ve hatta daha geniş görülmesini de sağlayabilir 🙂 ) Bu aşamada, veri ekiplerine güncelleme, hesaplama, rapor sıklığı, vb. gibi konularda danışılabilir ama sorumluluk ilgili iş birimindedir.

Eminim dikkat etmişsinizdir. Hem veri anlamlandırma, hem de veri modeli oluşturma örneklerini görmüş olduk. Veriden Önce Yanıtlanması Gereken Soru yazısındaki örneklerin nasıl yapıldığını da hatırladık.

CRM eğitimlerimde, farklı sektörlerdeki anlamlandırma tanımlarını ve tanım cümlesinden başlayıp veriye doğru geri yönlü yolculuğunu ödev olarak veririm. Projeye başladıkları zaman, ellerinde – kendilerinin yazdığı – bir rehber olmasını sağlamak isterim.

Sahiplik = Sorumluluk

Sahiplik kavramının bir önemli noktası, sorumluluğun
– işler kötüye gittiğinde “Ben yapmadım, Miki yaptı” diyerek başkasına bırakılan bir iş olmasını
– işler olumlu olduğunda “Hepsi benim fikrimdi. Miki’ye öyle yapmasını ben söyledim” denilmesini
engellemektir. Dolayısıyla sorumluluklar bir komiteye bırakılamaz. İlgili iş biriminde bir kişinin sorumlu olması tercih edilmelidir.

Amerikalıların “deve, komite tarafından tasarlanmış bir attır” (camel is a horse designed by committee) diye bir esprisi vardır. Ürün tasarımlarında farklı fikirler iyi olabilir ama sorumluluklar söz konusu olduğunda, tek kişinin sorumluluk almasına inanırım.

Veri Sözlüğünün Sahibi Kim?

Verinin ve bilginin sahiplerini belirledik. Onlar hep iş birimleri idi. Sıra geldi veri sözlüğüne… Burası tam da zurnanın zırt dediği yerdir.

Birçok farklı iş birimi, kendi doğruları yönünde tanımlar oluşturabilirler. Bir sözlük hazırlanacak ama her departmanın deyimleri, jargonu, beklentileri farklı olabilir. Oysa veri sözlüğü, kurumun tek doğrusunu sağlayan teknolojik alt-yapının sözel beyan ve taahhüt karşılığıdır. Farklı departmanların değişik beklentilerinin kurumun tek doğrusunu bozmamasını sağlamak, tarafları – gerekirse – bir araya getirerek sorunu çözmek ve tekrarlayan bilgilerin farklı tanımlarının olmamasını sağlamak gerekir. Biraz koruyucu hekimlik, biraz da bekçilik gerektiren bir görevdir.

Veriyle çalışmayı henüz yeterince içselleştirememiş iş birimlerinin taleplerini hizalamak için hem veri ekipleriyle yakın çalışacak, hem de iş birimlerinin sorunlarının kökenine inebilecek bir düzeyde olması gerekebilir. Benim önerim bu zor görevin, kurumun dijitalleşme projesi sponsoru (büyük olasılıkla CEO veya bir GMY) olan yöneticiye doğrudan bağlı – en az – direktör düzeyinde iş birimi kökenli olmasıdır. Zaten, veri ambarının teknoloji tarafını yöneten, teknoloji kökenli bir yakın çalışma arkadaşı olacaktır.

😉

Kültür Stratejiyi…

“Pusulanın ibresi hep iş birimlerini gösterdi ama nerede böyle ayrıntılı düşünen, veri modeli oluşturan ve anlamlandırma yapan iş birimi?” diye soruyorsanız… işte tam da bu nedenle, “dijitalleşme bir teknoloji değil kültür projesidir” diyoruz.

Eş zamanlı olarak Linkedin’de yayınlandı.

Etiketler: CRM, finansman, güncelleme, lojistik, muhasebe, müşteri, teslimat, üretim, veri, veri anlamlandırma, veri modeli, veri sözlüğü, veri tabanı

Kategori: CRM, dijital dönüşüm