21 Mayıs 2013 Salı

Toplantı adabı

Yurt içinde ve dışında beğendiğim veya etkilendiğim toplantı, panel ve konferansların ortak yönlerini derlemeye çalıştım.

Şöyle:

Tam saatinde başlanıyor. Özellikle ABD’de oldukça erken başlıyorlar. Eğer 08:00 ‘de başlayacak denilmişse, 08:01 olmadan başlanıyor. Bazıları kahvaltıdan dönmemiş olabilir; bir kısmı dışarıda sohbettedir; sigaraya çıkanlar saati unutmuşlardır… Farketmiyor. Zamanı gelince başlıyorlar. Diğerleri sonra gelip oturuyor.

  • Bizde ise, sanki daha önce hiç sabah trafiği yaşanmamış gibi “bu saatlerde trafik yoğundur”, “kötü hava nedeniyle gelemediler” gibi bahaneleri, konferansı düzenleyenler üretiyor.

Katılımcıların para ödedikleri konferanslarda, konuşmacılar şirketlerini dakikalarca övmüyorlar. Yakın geçmişte E-Bay’i, Forrester’ı, ComScore’u, Etsy’yi, ve birçok dünya çapında meşhur kurumun sunumlarını dinledim. Sponsor bile olsalar şirketlerini dakikalarca anlatmadılar. Bir-iki dakika sadece…

  • Bizdeki durumu şu [1] ve [2] yazılarda anlatmaya çalıştım. Sponsor oldukları toplantılarda, izleyicilere yararlı tek cümle söylemeden, “parayı veren düdüğü çalar” deyip başımızı şişiriyorlar.

Konuşmacılar gerçek deneyimleri veya önemli bilgileri paylaşıyorlar. Hemen her dakikasını not almak istiyor insan. Dijital konulara biraz uzaksanız, ama artık şirketinizin dijital dünyada var olması gerektiğini düşünüyorsanız… Yeni öğrendiğiniz için her dakikası size değerli gibi geliyor. Deneyimli katılımcılar bile konuşmacılardan çok şey öğrenebiliyor  [3] , [4] , [5] , [6]

  • Biz de, aynı konuşmacıların aynı konuları tekrarlamalarından veya son sosyal medya kampanyasından başka bir şeyi anlatMAmalarından sıkılıyoruz.

Bir yandan dinlerken, diğer yandan yüzlerce tweet atılmıyor. Yine herkesin PC veya tableti önünde. Bazıları bu cihazlarda not tutuyorlar. Zamanlarını paylaşma ve teşhir için değil, öğrenmek ve yararlanmak için kullanıyorlar.

  • Orada bulunmayı övünç vesilesi yapmak değil, bilgiye doğrudan ulaşmak için kullanıyorlar. Bazı toplantılarda hashtag bile bildirilmiyor.

Konuşmacıya soru yöneltme kısmı başladığında, ilk birkaç saniye içinde dinleyicilerden soru gelmezse, toplantıyı düzenleyen ekipten birileri gerçekten güzel bir soruyla buzları kırıyor. Bilirsiniz, ilk sorudan sonrası geliyor. Yine de eğer duraklama olursa, yine önceden iyi hazırlanmış birkaç sorunun sırada olduğunu anlıyorsunuz.

  • Bizde soru – cevap bölümü neredeyse toplantıyı düzenleyenlere angarya gibi geliyor. Çoğunlukla da konuşmacıyı dinlemediği belli olan birisi içini döküyor. 

Boş bulunan yere oturuluyor. Kimse “yer tutmuştum” demiyor. Çantasına, ceketine, paltosuna yer ayıran kişileri toplantıyı düzenleyenler uyarıyor.

Giriş ücretlerinin yüksek olduğu toplantıların çoğunda naklen yayın yapılmıyor. Hatta bazılarında resim çekmek bile yasak.

  •  Bilginin yayılması açısından, yayın yapmamanın doğru olduğunu söylemiyorum. Zaten çoğunlukla sonradan yayınlıyorlar. Anında yayın yapmayarak, katılımcılar için bir fark da yaratıyorlar.

😉

Bunların hepsi harfiyen uygulanmalı demiyorum. Ama en azından (sonuncusu dışında) bazıları uygulansa daha iyi olmaz mıydı?

 

Etiketler: , ,

Kategori: Hariçten Gazel, yaşamın içinden

“Toplantı adabı” yazısına şu ana kadar 8 yorum yapılmış:

  1. Sena Beşkardeş :
    21 Mayıs 2013
    9:10 am

    Uğur Hocam merhaba,

    Geçtiğimiz hafta tanınmış bir araştırma firması tarafından düzenlenen bir konferansa katıldım. Aksinin gerçekleşmesini çok isterdim ama maalesef değindiğiniz tüm noktalar sırayla gerçekleşti, yine Türk adabı ile konferans yapıldı ve 45 dk. gecikmeli başladık. Firmanın kendini övmesi, alakasız sorular, anlık tweetler vardı.

    Yaklaşık 3 senedir iş hayatının içindeyim. Gerek konferanslar gerekse toplantılarla ilgili bizlere özgü ciddi bir zamanlama sıkıntımız var, bunu çoğunluk yaşıyordur.

    Bunun önüne geçmek için aşağıdan yukarı doğru bir düzeltme yapılmasının çok zor olduğunu gördüm 🙂 Sanıyorum düzeltme hareketinin tepeden gelmesi gerekiyor. Ama Orta Avrupa ve Amerika için zamanlama çok hassas bir konu olabilirken Yunanistan ve İtalya’da da Türkiyedekine benzer tablolarla karşılaştığımı aktarmak isterim.

    Teşekkürler,

  2. Özellikle bu “yüzlerce tweet” bölümüne katılıyorum. Çok ciddi bir problem bu bence, insanlar artık anı yaşamayı geçti herşeyi paylaşma adı altında teşhir eder oldu. Türkiye’de Foursquare’in de aynı amaçla kullanılması ve asıl amacının unutulması da aynı nedenden. Ellerinize sağlık…

  3. Batı dediğimizde endüstriyel devrimden beri sol beyin yönergelerine göre yaşayan ve buna tamamen uyumlanmış genetik bir kültürden bahsediyoruz. Yaşamın her alanında olabilecek en uzak geleceğe kadar mikro planlamalar yapan ve planları uygulayan bir kültür. Buna bağlı olarak beklentileri tamamen kestirilebilir bir gelecek üzerine oluşmuş ve bu sayede kurallar yazılabilen ve kurallara zorluk çekmeden harfiyen uyan bir toplum yapısı…
    Ortadoğu’dan itibaren çok daha spontan-yarın ola hayır ola-, beklenmeyenin beklendiği sürprizin olağan olduğu sağ beyin yapısı devreye giriyor. Kurallar ortadan kalkıyor zira kuralları uygulamak için oluşmuş genetik bir alt yapı yok.Hayatta kalma açısından bakıldığında olmamalıda. Kadıköy’de ya da Bombay da karşıdan karşıya geçebilmek içinde bu türden spontan çözümler üreten ve kuralların çalışmayabileceği ihtimalini hesap eden sağ beyinlere ihtiyaç var. Rasyonel bir kültürün genetik yapısı ile duygusal bir kültürün çalışma alanı -özellikle bilişim alanında – bir araya geldiği zaman entersan bir çeşitlilik olabileceğini hatırlamalıyız sanırım 🙂 Sevgiler

  4. Canan Onat :
    21 Mayıs 2013
    3:49 pm

    Sevgili Uğur Hocam,

    Bir de şirket içi toplantılara değinseniz ne iyi olur. Zamanında başlamamak, gündemsizlik, toplantı notu tutulmaması, aksiyon, sorumlu ve iş bitiş zamanlarının belirlenmemesi, moderatörün (varsa tabii) etkisizliği, herkesin yüksek sesle başkalarının sözünü keserek konuşması, bazılarının dizüstü bilgisayarda gazete okuması, konu dışına çıkılması, toplantının ağlama duvarına dönüştürülmesi, bazılarının kendi aralarında konuşması vs. vs. Geçenlerde böyle bir toplantıda moderatör arkadaş duruma müdahale ettiğinde kendisine “Aaaa!? Ama biz Akdenizliyiz, heyecanlı insanlarız, lütfen bizi kıstlamayın” şeklinde karşı çıkıldı. Biz de Norveç’li değiliz zaten ama…

  5. Söylediklerinizin büyük bir bölümüne katılıyorum. Özellikle bu tarz konferanslarda, büyük firmaların kendi reklamlarını yapmaları rahatsız edici olabiliyor. Fakat, bizim gibi sektörün daha henüz gelişmekte olduğu, taşların yerine oturmadığı (internet ve teknoloji sektörü için konuşuyorum) ülkelerde, biraz da itici güç oluyor sanırım bu tarz konuşmalar… Ayrıca bir eleştirim olacak, yabancı blogları da takip ediyorum, fakat onlarda sizin blogunuzdaki gibi 9 adet eski yazılara referans olmuyor 🙂 zaten 1-2’den sonra insanların dikkati dağılıyor bence.Yazılarınızı ilgi ile takip ediyorum ve devamını bekliyorum… Teşekkürler.

  6. Çok güzel bir yazı olmuş iş anlayışı arasındaki farkı anlatan.
    Yıl 2013. ‘Vaktinde toplantıya gelmek’ ve konuşmayı sevdiğimiz değil, karşıdakinin dinlemeyi isteyeceği bilgiyi vermek hala bir kültür meselesi. Oysa öyle olması garip. Çünkü bunun adı ‘iş ahlakı’
    Bence ne çok bilgi ister, ne de çok kültür ister ‘iş ahlakı’na sahip olmak. Sokaktaki adamın da sahip olduğu gözlem becerisi yeterde artar bile. Sorun sokaktaki adama: “Amerika mı daha başarılı, Yunanistan mı?” Hepimiz aynı cevabı veririz… O zaman sığındığımız ‘kültür’ ile alakalı mı acaba ‘iş ahlakı’ merak ediyorum. Yani, çok mu zor işe yarayanı ‘doğru’ diye yorumlamak?

    Burada (ABD’de) bize ilk öğretilen şeylerden biri zamanın değeriydi. Kimsenin vakti yoktur. Bu kadar. Gereksiz konuşmalar, geç kalmalar, işe yaramayan bilgiler… Bunlara kimsenin vakti yok. Katı mı? Belki… İşe yarıyor mu? Sorunun cevabı burada: Amerika mı daha başarılı, Yunanistan mı?

  7. Yeni konferans döneminde bu yazının dikkate alınmasını umuyorum.

  8. Her etkinlikten önce Toplantı Adabı kuralları belirtilmeli. Özellikle yapılmaması istenenleri de etkinliği düzenleyenler vurgulamalı

Yorum Yazın