Gökkuşağı Defterleri

Bu yazı 15 Eylül 2009’da Natali Yeşilbahar‘ın blogunda yayınlanmıştı. Dünkü blog yazımda referans verdim. Bazı dikkatli okuyucular linki izlemişler ve “çok yararlandıklarını” sosyal mecralarda paylaştılar. Bu durumda sadece bir link olarak kalmasını istemedim. Natali’nin izniyle burada paylaşıyorum.

🙂

Gittiğim etkinlikte, katılımcılardan birinin defterine renkli notlar aldığını, notların üstüne postit yapıştırdığını; tekrar farklı bir kalemle yuvarlaklar çizdiğini gözlemledim. Tüm dikkatiyle notlar tutan bu kişinin yakasındaki kartta “Uğur Özmen” yazıyordu.

Daima toplantılara en az üç renk kalemle girdiğim için; yuva neşesi, boyama defteri gibi isimlerle çağırılan toplantı defterlerimden tutan birine rastlamıştım. Toplantı zamanında kalem çeşitliliğimle dalga geçen iş arkadaşlarımın, üç ay sonra yanıma gelerek eski toplantılarda müdürünün anlattığı proje detaylarını sorduğunda daima gülümseyerek paylaştım.

İlk defa karşımda benimkinden daha renkli bir gökkuşağı defteri duruyordu. Bu defterde yapıştırılmış ekstra sayfalar, postitler ve birçok işaretler vardı; anlamları neydi?

Keyifli bir sohbette Uğur Özmen’e bunları sordum; kendisinin verimli çalışıp; bu kadar farklı yerde olabilmesinin nedeni basitti:

İyi bir şekilde tutulmuş not defteriyle hayatını yönetiyordu.

NBS: Toplantılarda üst düzey yöneticilerin not almadığını gözlemliyorum. Siz iş hayatınızda üst düzey yöneticiyken; bu renkli defterleri nasıl tutmaya başladınız?

Uğur Özmen: Selahaddin Amcam, iş hayatına başlamadan önce benimle yaptığı konuşmasında şu mesajı vermişti: “Herşeyin notunu tutmalısın. İnsan zekası, herşeyi akılda tutmaz. Tutsa bile; bununla harcamamalısın.”

Düzenli not tutmanın düzenli bir hayatın ilk adımı olduğuna; düzenli bir hayatın ise her yerde bize verimlilik sağlayacağı düşüncesindeyim.

Kesinlikle, hayatımın her anında kullandığım formüllerim var: Gün içinde hatırlamam gereken özel birşey varsa; yazdığım ufak not kağıdını gömlek cebime koyarım. Park yeri biletlerini daima gömlek cebime koyarım. Kimlik verdiysem; bana verilen kartı, kimlik yerine koyarım.

Böylece kimlik asla ziyaret ettiğiniz kurumda kalmıyor; süper. Defterlerden önce anladığım kadarıyla “verimlilik” yaşam tarzınız olmuş.

Evdeki büyük takvimime, özel programlarımı yazıyorum. Orda uzaktan bile göreceğim şekilde “Natali” yazıyor. Outlooktan haftalık bastığım programım hem evde hem işte duruyor.

Defterlerinizde gördüğüm kadarıyla hazırlığınız toplantı öncesi başlıyor. Her toplantıdan önce yapılan hazırlığın, toplantı verimliliğini çok arttırdığına inandığım ve karşımdakine saygı duyduğum için, ben de ön hazırlıktan vazgeçemeyen azınlıktanım.

Toplantı öncesi hazırlık yapmamın tek nedeni var; beynimin toplantıya hazır olmasını sağlamak.

Yukarıda gördüğünüz gibi defterime gideceğim etkinlikteki programı yapıştırıyorum. Bu sayede toplantıyı daha rahat takip edebiliyorum. Birkaç saniyemi harcayarak yaptığım hazırlığın bana kazandırdıkları:

• Toplantıda konuşacak kişi isim ve özgeçmişleri
• Dikkatim dağıldığı anda olaya geri dönme imkanı
• Etkinlikten ihtiyaç için kısa süreli dışarı çıkmam gerekiyorsa; hangi bölümün benimle ilgisiz olduğunu bulma imkanı
• Kahve arası, konuşmacı değişimi gibi zamanlara hakim olma
• Konuşmacı sunum yaparken, farklı fikirdeysem; çalıştığı yer ve geçmiş deneyimlerini inceleme imkanı

Programı defterime yapıştırmak, etkinliğe hakim olmamı sağlıyor; hayatımı kolaylaştırıyor.

Etkinlik sırasında, etkinlik programını yapıştırdığım sayfanın altına not alıyorum:

Aldığım notlar başkaları tarafından görülmüyor. Aylar sonra bile bakıp; anlamlandırabileceğim notlarım oluyor. Önemli bölümlerini işaretliyorum.

Araştırmam gereken konuları farklı renkte yazıyorum. Şirkette etkinliğe gelemeyen kişilere kolayca bilgi verebiliyorum. Etkinliğe gidildiğine ve yararlı olduğuna dair somut kanıtlarım oluyor.

Bu gökkuşağı defterlerini nasıl kullandığınız konusunda bilgi verir misiniz?

• Deftere yapıştırılan post-itler, yapılacak işlerdir.
• Mutlaka göz atmam gerekenleri çerçeve içine alıyorum.
• Kırmızıyı farklılık yaratmak için kullanırım.
• Mavi ve siyah, en az iki renk kalemle not alırım. Bir tanesini sadece benim anlayabileceğim gizli bilgileri yazmada kullanırım. ( Ör: Bu firmaya diğer projemizi de satabilirim.)

Aklıma gelen yeni proje veya gizli bilgilerin üstüne post-it yapıştırıp, post-it üzerine anlamsız bir şey yazarım. Böylece karşımdakilere fark ettirmeden, toplantı sonrası çıkarımlarımı da yazmış olurum.

Ekibimdeki kişilerin yanlışlarını yazarım. Toplantı sonunda bunu ilgili kişiyle paylaşırım.

Her toplantıdan çıktıktan sonra asansörde bile notlarımı gözden geçirmeye, düzeltemeye çalışırım. Bu durumda sizin böyle bir ihtiyacınızın kalmadığını düşünüyorum.

Her toplantı sonrası deftere 10 dakika ayırmak, yararlıdır. Böylece şirketin açısından toplantının verimini arttırmış olursun.

Gökkuşağı  defter tutmaya karar veren sevgili okuyucularım, nelere dikkat etmelidir?

• Daima tepeye tarih atılmalıdır
• Hep aynı köşeye tarih ve müşteri adı yazılmalıdır.
• Sayfa değiştiğinde, yeni sayfaya  “10/09/09 devam” yazılmalıdır.
• Toplantı çıkışı 10dakika ayırıp, notları kendine ve ilgili kişilere aktarmalısınız.
• Anında bitirmen gerekenleri post-ite yaz ki; yer değiştirebil ve bitince çöpe at.
• Defterin son sayfasında bloca post-it olmalıdır.
• Asla defteri bir yerde unutmayınız.
• Defter şirketinizde biri tarafından bile istenirse vermeyiniz; ilgili sayfayı fotokopi çekiniz.
• Karşı taraftan toplantı notları gelirse, karşılaştırıp, aynı olanları çiziniz. Gelen notları ve toplantıyla ilgili yazıları, notların üstüne yapıştırınız.

Başarılı projelerinin ne kadarının renkli defterlerine borçlusun?

Defterler, unuttuklarımı minimilize etmeme yarıyor.

Sürekli görüşmediğim firma yetkililerini hatırlamada, kartvizit görevi görüyor.

Takip etme şansım sayesinde, daha önceki toplantıda “x” denilen, hala”x” kalıyor.

Renkli defter tutsam mı diye düşünen okuyucularımız için soruyorum. Bu kadar emek harcayacaklar; bu yazıdaki kuralları uygulayarak verimlilikleri % kaç artar?

Çok ciddi artar.

Beyinleri hamallık yapmaktan, çöplük olmaktan kurtulur. Daha etkin işler için beyinlerini kullanabilirler.

Toplantı vaktini, öncesini ve sonrasını verimli kullanmayı sağlar.

Daha önceden öğrendiğini, sonrakine satabilirsin.

🙂

Deftere yazarken; müşteriyle konuşması için vakit vereceği fikrini çok benimsedim,  daha çok not tutacağım.

Uğur Özmen’le gerçekleştirdiğim bilgilendirici sohbet sonunda neşe dolu defterlerimle gireceğim satış toplantılarını iple çekiyorum.

Bu yazıya gelen değerli yorum ve eklemelere buradan ulaşabilirsiniz.

Etiketler: defter, Natali Yeşilbahar, şirket, toplantı

Kategori: İş hayatı