Bu iletiyi, Doğan Dağdelen’in tweetinde gördüm.

İletişim Önemlidir

İş hayatım 44 sene önce başladı. E-posta diye bir şey yoktu. İş yazışmanın kağıtlara yazılması, karbon kopyanın (Cc’nin anlamı carbon copy demektir) 4-5 kağıttan daha sonrasında okunamaması nedeniyle doğru muhatapların özenle seçilmesi, yanlış yazınca yeniden yazmak zorunluğu, vb. dönemlerine şahit oldum. İç yazışmadan e-postaya dönüşmesini bizzat olay mahallinde izledim. (Aslında yukarıdaki kırmızı yazıları yazanla muhtemelen devre arkadaşıyız ama… )

Sayı sınırının kalkmasının iç yazışmalara yansımasını, herkesi Cc’ye koymanın dayanılmaz hafifliğini de gördüm. E-posta gönderirken, okuyacak kişilerin en hızlı ve açık biçimde anlaması için neler yapılması gerektiği konusunda ben de önerilerde bulundum. Yetmedi, ekip yönettiğim yıllara ait iç yazışma anılarımı [z] ve [y]  yayınladım

Gelişine “forward” yaparak kurumunu küçük düşüren, gelişine “reply” yaparak anlamsız konu başlıkları yazanlar için de uyarılar yayınladım. Yazılı iletişimi çok önemserim.

Yukarıdaki resmi gördüğümde ilk tepkimi tweet yorum olarak yazdım ama burada daha kuramsal ele almak istedim.

Araçların Amaca Dönüşmesi

Bürokrasi aslında Sanayi Devrimi‘nden sonra, büyüyen kurumların iyi yönetilmesi için Alman sosyolog Max Weber  (sosyolojiyi metodolojik olgunluğa eriştirmiş olmasıyla tanınır) tarafından ortaya atılmıştır. Bugün birçoğumuzun üniversite mezunu olmak zorunda kalması, hatta temel (inşaat, makine, elektrik) mühendislikler dışındaki mühendislikler ve yönetim bilimleri de sanayi devrimi sonrasında kurumların ihtiyaçlarındaki değişimin sonucudur.

Max Weber’in amaçları iyi olabilir. Ne var ki, kavramsal düşünce düzeyinde yetişmemiş kişilerin en kötü huyları, araçları amaç zannetmeleridir. Büyüyen kurumların iyi yönetilmesi için ortaya atılan araçları amaç haline [1] , [2] getirmişlerdir. Bir de buna, sanayi devrimi öncesinin feodal kafa yapısı eklenmişse… Yukarıdaki kırmızı yazıları yayınlayan düşünce yapısı ortaya çıkmıştır.

Maddeler halinde ele alalım. Kırmızı yazıları özetleyerek tekrarlayacağım. Kendi yorumlarımı mavi ve eğik yazılarla anlatacağım.

Mail adresleri hiyerarşik olarak yukarıdan aşağıya doğru yazılmalı → Bence “Bir mesajı aldığım zaman, ne konuda ve ben ne yapabilirim diye bakmam. Acaba beni hiyerarşide nerede görüyor diye bakarım. Doğru yerde değilsem kızarım. Yaşasın feodal geçmişimiz.” demek istemiş.

Konuyu oluşturan kelimelerin ilk harfi büyük olmalı → Cümleler büyük harfle başlar. Onun dışında, “her kelimenin büyük harfle başlamasını isterim, romanlarda bölüm başlıkları o şekilde… Yaşasın şekilcilik” demek istemiş.

Kısaltma kullanılmamalı, acil ve !!!  yazmamalı → Bence “Konunun ne olduğu pek önemli değil. Kısaltma kullanmış mı ona bakarım. Gelen onlarca mesaj içinden fark edilmesi için acil ibaresi koymuşsa özellikle ilgilenmem. Dahili yazışma kurallarını öğrensin. Yarın, “çok mesaj vardı, hangisinin acil olduğunu nereden bileyim” diyeceğim. Böyle acil!!! yazarak benim bahanelerimi ortadan kaldırmak istemiş. Kim oluyor bu çömez” demek istemiş.

Kurum dışı mailleşmelerde “merhaba” gibi selamlaşma kelimeleri kullanılmamalı → Kısmen katılabilirim. Daha önce hiç tanışmamışsa ve iletişim kurulmamışsa “Sayın Lütfi (ve soyadı)” yazılabilir. Kurum içi bir yazışma ise, aşağıdaki ve yukarıdaki mavi yazılar geçerli. 

Kendi Unvanına Tapmak

Mail atılan kişi makam sahibiyse isme değil makama hitap edilmeli → Bence “Koskoca Genel Müdür Yardımcısı (veya Bölüm Başkanı veya Müdür veya Bekçibaşı) oldum ben… Her mesajda makamımı görmek isterim. “Sayın Genel Müdür Yardımcımız” diye görünce içim bir hoş oluyor. Öyle yazmalılar ki, onlar da her mesajda hatırlasınlar” demek istiyor. 

• Bazı öğretim üyelerinde de bu kompleks vardır. Bankanın çağrı merkezine “Kızım, oraya yaz. Uğur Bey diye aramayacaksın. Profesör Uğur Özmen diyeceksin” diye bağıranı da gördüm. (Gerçek ismi kullanmak yerine kendi adımı kullandım.)
• Böyle kişiler, mesleğini sorduğumuzda “Genel Müdür Yardımcısı” (veya Bölüm Başkanı veya Müdür) derler. “Bu mesleğiniz değil unvanınızdır. Mühendis, ekonomist veya forklift operatörü derseniz, mesleğinizi söylemiş olursunuz” diye anlatmaya çalışırım. Çoğunlukla anlatamam.
• Unvan odaklı olanlar konusunda diğer yazılar [a] ve [b] ve [c] ve [d] . Bence okuyun, eğlenirsiniz.
• Bankada Teftiş Kurulu üyesinin imza yerini cetvelle ölçüp, “Genelgede 4 cm yazıyordu. 5 cm yapmış” diye rapor verdiğini biliyorum.
• Kırmızı yazılarla uyarı yapan kişi o kadar fazla makam kullanmış ki, aklın nereye takıldığı anlaşılabilir.

“bey” değil “Bey” yazılmalı, “;” değil “,” kullanılmalı → Doğrudur. Açıkçası, neden Bey değil de bey yazdı diye düşünmem bile. Bunu dile getirmeye de utanırım.

Mailin gövde kısmı neden mail atıldığını ve yapılan işin ne olduğunu içermeli → Doğrudur. Zaten mesajı gönderen de bunu, en kısa ve özlü biçimde yapmış. 

Ekli maillerde “doküman ektedir” şekilde yazılmamalı; “doküman ekte bilgilerinize sunulmuştur” şeklinde yazılabilir → Bence yine “Ben senden üst seviyedeyim. Bunu sürekli hatırlaman gerekir” demek istiyor. Feodal düşünce yapısı şekilciliğinin zirve noktalarından biri.

Maillerin sonu “Selamlar” şeklinde bitirilmemeli. Gönderilen üst makam ise “arz ederim”, alt makam ise “rica ederim” kullanılmalı. Hem üst, hem alt makam sahipleri varsa “bilgilerinize sunarım” şeklinde sonlandırılabilir → Evet, bazıları buna fena halde takıyor. Ben de genç arkadaşları “Aman dikkat edin. Sadece mesajın sonundaki iki kelimeye taktığı için, size eziyet çektirmek isteyen amirler olabilir” diye uyarıyorum.

Şahsen ben, mesajın konusuyla ilgisiz olan saygı ve sevgi kelimeleri yerine doğrudan konunun aktarılmasını tercih ederim. İş hayatı, özellikle mesai saatlerinde hal-hatır, kahve sohbeti yeri değildir. Rahat bırakın da işimizi yapalım. Sonra geyik sohbeti yaparız.

😉

Kırmızı yazılara bakıp, biraz da ben dil polisliği yapayım:

• mail adresi değil e-posta adresi,
• mailleşme değil iletişim,
• mail atılan değil e-posta gönderilen,
• mailin gövde kısmı ve neden mailin atıldığı değil mesajın gövde kısmı ve neden mesaj gönderildiği,
• maillerin sonu değil mesajların sonu.

Bence, sadece bu karşılaştırma bile kırmızı yazıları yazan kişinin, doğrusunu göstermekten çok unvan pohpohlaması yapılması istediğini gösteriyor.

Bildiğiniz gibi uzun süredir yetenek yönetimi konusunu gündeme getiriyorum. Birçok kurumun, daha özlük işleri düzeyinde olduğunu, personel veya insan kaynakları düzeyine gelemediğini, yetenek yönetimini ise rüyasında bile göremeyeceğini iddia ediyorum.

Sizce, yöneticilerin bu kırmızı uyarıyı yazdıkları kurumlarda yetenekler barınır mı?

.

Bugün bir Turkcell bayiine uğradım.

Uzun süreden beri, kendi telefonumu şirketime devretmeyi düşünüyordum. Yanımda evraklar da vardı. BUYAKA’daki Turkcell bayiine gittim. Bir süre bekledikten sonra nihayet derdimi anlattım.

– Evraklarınız yanınızda mı? diye sordu. Zaten masaya koymuştum.

Sırayla gösterdim. Kuruluş Ticari Sicil belgesi, vergi levhası, tek başıma yetkili olduğumu gösteren imza sirküleri…

– Kaşeniz yok mu? diye sordu.

– Yaptırması 10 dakika süren ve yaptırırken kimsenin noterden onaylı imza sirküleri sormadığı bir şey şu KAŞE. Neden KAŞE şartı koşuyorsunuz? Evraklar tamam, ben de bizzat buradayım” diye üsteledim.

– Haklısınız ama biz değil Turkcell istiyor” dediler.

Bir kurtulamadık şu KAŞE’den. Bankalarda istenmesini bile anlamsız buluyorum.

2015 senesinde, dijitalleşme iddiasında olan bir GSM şirketinde KAŞE ısrarını hiç anlayamıyorum. Bir de kendilerini “bilişim çağı şirketi” olarak sıfatlıyorlar.

Lanet okuyarak ayrıldım Turkcell bayiinden. Yine… Gözümde beyaz gömlekli, kara kolluk takmış, ellerini kavuşturup  sol ayağını yere vurarak bekleyen bürokrat bir şirket.

🙁

SuperOnLine da, yurtdışında yaşayan oğlumun ıslak imzası olmadan aboneliği bitirmeyeceğinde ısrar etmişti.

Çocuk oraya yerleşmiş, biz o evden taşınıyoruz. “Ödeyelim, kapatalım” diyoruz. “OLMAZZZ” diye tutturuyor.

Bunların ikisi de dijital dünya şirketi, güya…

🙁

Bu sabah yayınlanan yazıma yorum yapan T’Pol “Kağıtta yürüyen süreçleri olduğu gibi elektronik ortama aktarınca “iş yaptık” zannediyorlar” diye yazmış.

Maalesef sadece bankacılar için geçerli değil. Turkcell için de durum aynen budur.

Düşünce yapısı çağa uygun olmayınca, dijitalleşme sürecine de “bugünlerde moda” gibi yaklaşılıyor.

😉

EKLEME: Facebook yorumlarını aşağıya ekledim. Tekno-bürokrasiden herkes şikayetçi.

😉

Geçenlerde “Kalıp kıran” etkinliğinde bürokrasi’yi tartıştık.

Kısa bir sunum yapıldı. Sonra, birçok konuda olduğu gibi tanımı yapılmadan hemen yakın kavramlar, benzetmeler ve anılarla ile tartışmalar başladı.

Burada tartışmayı özetlemeyeceğim. “O bunu dedi, şu böyle söyledi, ben şunu belirttim” demeyeceğim. Sadece kendi düşüncelerimi ve görüşümü anlatmaya çalışacağım.

Bu sayfaları okuyanlar bilir: Kavramlara düşkünümdür. Tanımlamaları ve sınırlandırmaları çok irdelerim.

• Tomlin’in “Teşhissiz tanım belki ilim olabilir; ama tanımsız teşhis suistimaldir” cümlesini rehber edinmişimdir. Ayrıca, her şeye uyan cümleleri beğenmem. 

Ben bildiklerimi sıralayayım.

🙂

Bürokrasi kavramı, Sanayi Devrimi ile ortaya çıkmıştır.

• Sanayi Devrimi sonrası iş hayatı kavramlarının ortaya çıkışını ve artık geçersiz oluşunu birçok yazımda ^{[1] , [2] , [3] , [4] , [5] , [6]} vurgulamıştım. Komuta tekliğinin ve görev tanımlarının ortadan kalkmasına en çok Y nesli (yazıların yorumlarında) itiraz etmişti.
  

Aslında daha büyük bir bütünün (Sanayi Devrimi) alt parçası olan bir kavramı (bürokrasi) tartışacaksak, öncelikle nasıl ortaya çıktığını ve bugüne yansıyan sonuçlarını da tartışmalıyız.

• Tekrarlıyorum. Sadece bürokrasiyi değil, Sanayi Devrimi’nin eskimiş çok kavramını masaya yatırmak gerekir.

Alman sosyolog Max Weber  (sosyolojiyi metodolojik olgunluğa eriştirmiş olmasıyla tanınır) sanayi devrimi ile ortaya çıkan şirketlerin nasıl yönetilmesi gerektiği üzerinde çalışmıştır. Kendi yakın tarihinin örnek teşkilatı olarak gördüğü Prusya Ordusu’nu incelemiş ve her şeyin yazılı kurallara bağlı olduğu ilkeleri şirketlere uyarlamıştır.

Max Weber’in bürokrasi tanımını Vikipedi’den okursak:

Weber, patrimonyal bürokrasi ile modern (rasyonel) bürokrasiyi ayırt etmiş ve birinden diğerine geçiş süreci üzerinde çalışmıştır. Patrimonyal bürokrasi, geleneksel toplumların belirgin bir özelliğidir ve idari işlerde hünkarın çevresinde toplanmış, çok sayıda ayrıcalığı olan ve bunun yanı sıra ‘adı ve sanı’ ile önem taşıyan kişilerden oluşur. Modern bürokraside ise görevler birer fonksiyondur; kişiler bunları doldururlar; dolayısıyla hukuki statüleri temelinde birer soyutlukturlar. Gayri-şahsi bir yapının içinde, genel ve sistemli bir kurallar bütününe tabidirler. Weber’e göre modern bürokrasinin karakterini belirleyen özellikler şunlardır:

1. İdare’nin personeli şahsi statüsünde hürdür ve yalnız işinin tanımlanmış görevlerini yerine getirmekle yükümlüdür.
2. Memuriyet kesin bir hiyerarşiye göre kademelendirilmiştir.
3. Belli bir kadronun fonksiyonları açıkça tanımlanmıştır.
4. Memurlar bir akitle vazifeye alınırlar.
5. Memurlar işe alınışta mesleki ihtisas yeteneği göz önünde tutularak seçilirler. Bunun en makbul göstergesi imtihan sonucu elde edilen diplomadır.
6. Memurlara yapılan ödeme ‘maaş’ şeklini alır ve bunlar genellikle emeklilik haklarına sahip olurlar. Memur istediği zaman işi bırakabilir ve bazen de işine son verilebilir.
7. Memurun görevi tek veya ana işidir.
8. Memuriyet bir (kariyer)dir ve memurlar kıdem veya liyakata ve bir (üst)ün değerlendirmesine göre terfi ederler.
9. Memur ne bulunduğu mevkiye ne de o mevkinin gelirlerine el koyabilir.
10. Memur bütünleşmiş bir kontrol ve disiplin sistemine tabidir.

Şurada da bazı ipuçları bulabilirsiniz.

• Yukarıdaki “gayri şahsi” konusundaki yazıma da bir göz atın. Bilişim dönemiyle birlikte biten bürokrasi kavramlarından birisidir.

Burada önemli noktalar şunlardır.

1. Bugün hepimizin meslek temelli eğitim almamızın nedeni bürokrasi (Bakınız 5’inci 7’inci ve 8’inci maddeler), yani sanayi devrimidir.
2. Eleştirdiğimiz bürokrasi çoğunlukla rasyonel bürokrasi sandığımız (az gelişmiş ülke sarmalındaki) patrimonyal bürokrasidir. (Tanımı yukarıda var.)

Bürokrasiyi yukarıdaki temel bilgileri ele almadan eleştirenlere “bir örgütte kimin, neyi, ne zaman ve nasıl yapacağının belirlenmesinin kötü tarafı nedir?” diye sorduğumda, açık ve net bir yanıt almıyorsam, kavramı tartışmıyoruz, kahve sohbeti yapıyoruzdur.

• Osman Ata Ataç hocamın bizden 3 – 4 sene önceki bir sınıfa “Organizasyon el kitabı ne zaman plan olarak kullanılır?” diye final sınavı sorusu sorduğu geldi aklıma

😀

Bürokrasi tartışmalarında çoğunlukla “tanıdığa kıyak” ve “rüşvet” konularına gelinir. Yukarıdaki 8’inci ve 9’uncu maddeler bunları doğru bulmuyor. Bu durumda yakınını kayıran ve/veya rüşvet alan kişi asıl “kalıp kıran” olmuyor mu? Sistemi esneten o değil mi? Bize zarar vermesinin nedeni, sistemin asıl kurallarının işletilmemesi ve kişiye göre değişmesi değil mi?

Gelin şimdi bürokrasiyi tartışalım.

😛

Bu arada unutmayın:

• Kurumsal ≠ Bürokrasi;
• Bürokrasi ≠ Hiyerarşi;
• Profesyonel ≠ Ücretli

Sevgi ve Saygılarımla,