Bildiğiniz gibi, 20 yıla yakın süreden beri CRM (ve 10+ yıldan beri müşteri deneyimi) konularında bildiklerimi blogumda ve sosyal mecralarda paylaşmaya çalışıyorum. Bu süre içinde danışmanlık yaparken fark ettiğim şirket ihtiyaçları veya yorum yazanların ve MBA katılımcılarının daha ayrıntılı öğrenmek istedikleri olmuşsa, blogumda ve sosyal mecralarda (bazen birkaç gün üst üste) o konuyu işlemişimdir.

Bu sefer, ekran ve süreç tasarımı konusuna devam ederken daha önce yapılmış yorumlara yanıt vermeyi ertelediğim ama son günlerde üstünü kısmen açtığım konulara değineceğim.

 

CRM’den Bıkanlar

Gerek CRM yazılımı satıcıları, gerekse çalıştığı kurumlarda CRM projeleri yürütenlerin karşılaştıkları en büyük engel, geçmişte CRM (olduğu sanılan şeyi) kullanmış olan yöneticilerdir. CRM sorumlusu arkadaşlar, onlara ne kadar anlatsalar da çözüm bulamazlar.

Bir kurumun CRM uzmanı genç arkadaştan e-posta mesajı gelmişti. Mesajın girişindeki övgü cümlelerini bir yana atarsak, şöyle…

Yaklaşık 5 senedir CRM konusunda çalışıyorum. Yaşadığım en önemli sorunlardan biri, özellikle B2B iş yapan son çalıştığım şirkette ayyuka çıktı. Kullanmakta olduğumuz programın kullanımını yaygınlaştırmak ve sağlıklı veri elde etmek şu an bir numaralı gündemimiz. Daha sonra veri anlamlandırma çalışmalarına da başlamak istiyoruz. 

Fakat her karşıma çıkan müşteri temsilcisi CRM’den bıktığını söylüyor ve CRM alanlarını yalnızca bir sonraki adıma geçebilecek kadar dolduruyor. 

Ekranları sadeleştirmek, CRM’in faydasını satışçıya anlatmak, eğitim vermek vb gibi tüm yöntemleri denedim fakat sonuç alamıyorum. Bütün alanları zorunlu hale getirmek de çözüm olmuyor ve sadece süreci yavaşlatıyor.

İşimi yapamaz duruma gelmek beni çok tedirgin ediyor zira çok severek ve hevesle bu işe başladım.

Görüşlerinizi heyecanla ve merakla bekliyorum.

Yanıtım oldukça kısa idi:

Merhaba,

Eğer “her karşına çıkan müşteri temsilcisi CRM’den bıktığını söylüyor ve CRM alanlarını yalnızca bir sonraki adıma geçebilecek kadar dolduruyor” ise, ekranlar ve süreçler doğru hazırlanmamıştır.

Yanıtım sadece bu cümle. Dikkat etmişseniz son birkaç yazıda, bu iddiamı örneklerle açıklamaya çalıştım. Bugün, sadece “müşteri ile temas noktasında çalışan şirket temsilcilerinin hayatının kolaylaşması” dışındaki faydalar konusunda iki örnek vereceğim.

 

Bizim Ekranları Kim Hazırladı

Kurumlar, çalışanlarına Mini MBA kıvamında eğitimler düzenliyorlar. Bazı kurumlar, CRM eğitimini de programa dahil ediyorlar. Bunlardan birinde süreç ve ekran tasarımı anlattım. Sonrasında kahve molasına çıktık.

Bankanın Mini MBA için uygun gördüğü arkadaşlar, seçilmiş bir gruptu. Hepsi şubecilikten (yakın müşteri teması ile) başlamış ve zamanla yönetici pozisyonlarına gelmişlerdi. Her biri en az 15 yıllık tecrübeye sahipti. Şimdiki işlerine gelene kadar en az 4 – 5 bankada çalışmışlardı.

Tam da moladan önce anlatıldığı için şubelerin müşteri ekranlarını konuşmaya başladılar. Geçmişte çalıştıkları bankaları birbirleriyle kıyasladılar. Bazıları “Bizim bankanın ekranlarını siz mi tasarladınız?” diyerek laf dokundurdular. Onlara “Neyse ki şu anda hiçbir bankanın ekran tasarımı bana ait değil” dedim.

İçlerinden biri “2006’da Fortis’te çalıştığını ve şimdiye kadar gördüğü en kullanışlı ekranların orada olduğunu” söyledi. “Öğrenmek için eğitime bile gerek yoktu. Bir-iki gün içinde kullanmaya başlamıştım” dedi. Şimdi (2 – 3 yıldır) yönetici konumunda çalıştığı bankada bile, hâlâ bazı ekranları bilmediğini itiraf etti.

Dışbank’ı satın aldıkları zaman Fortis’in en üst düzey yönetimi de ekranları çok beğenmiş ve “keşke bize uyarlayabilsek” demişlerdi.

Kullanıcılarla Birlikte

Bankalarda Ekran Tasarımı‘na yorum yazan sayın Nilay Ocak şöyle demiş:

“Kullanıcıyı sadece tasarımın sonunda test eden değil, mümkün olduğunca sürecin içine dahil eden gerçek ihtiyaçlarını, davranışlarını ve beklentilerini anlayarak onunla birlikte tasarlayan bir yaklaşım bugün her zamankinden daha önemli.“

Çok haklı. Ekranları ve arkasındaki süreçleri kullanıcılarla birlikte geliştirmek, ilk başta süreyi uzatıyor gibi görünse de, çok verimli ve sonrasını kolaylaştıran bir çalışmadır. Birlikte geliştirmek derken “3 seçenek sunduk, birini seçin dedik” değil, “süreç içinde fikirlerini sorduk” da değil… “Tüm geliştirme süreçlerinde beraber çalıştık” diyebiliyorsak, o ekranlarınız çalışanlar tarafından hep olumlu anılır.

Tüm süreçte birlikte çalışmak nasıl yapılır diye merak ediyorsanız… izlemeye devam edin.

😉

B2B’de de İşe Yarar mı?

CRM’in perakendeye uygun olduğuna dair genel (ve yanlış) bir inanış vardır. Kurumsal müşterisi olan şirketler, CRM’in önemini zaten çoğunlukla kavramazlar. Bir de geçmişte (yukarıda verdiğim yazışmadaki gibi) olumsuz bir durum oluşmuşsa… “CRM’den bıktık” cümlesini sıkça duyarsınız.

B2B’de ne yapılır diye merak ediyorsanız, tekstil boyarmadde ve kimyasalları sektöründe 17 yıl çalışan ve üst yönetici durumundaki bir kişinin cümlelerini okuyalım.

Tekstil boyarmadde ve kimyasalları satışı konusunda aynı firmada on yedi yıldan beri çalışıyorum. Bu süre zarfında birçok yeni veya deneyimli personel ile birlikte çalışma fırsatı buldum. Yeni ve deneyimi az olan elemanların işe alışma, müşterileri tanıma, teknik olarak işe hâkim olma sürelerinin uzun olması nedeniyle sürekli sorunlar yaşanması müşteriler tarafından kabul görülmemelerine neden olmaktadır. Deneyimli olarak işe başlayan personel ise kurum kültürünü benimsememekte, daha önceki kültürleri de beraberinde getirdiği ve bundan uzaklaşamadığı için şirket ve bazen de müşteriler tarafından kabul edilmemektedirler.

MBA programında CRM dersini aldıktan sonra bu sorunların azaltılması için firmamızda da CRM ile birlikte müşteri ve çalışanlar için ekran oluşturulması gerekliliğini düşündüm. Hâlihazırda müşteri ekranlarının bankacılık dışında uygulanması yok denecek kadar az görülmektedir. Ancak, doğru bilgilerin doğru kişiye doğru zamanda ulaştırılması sayesinde işe yeni başlayan personelin sanki yıllardır firma içerisinde çalışıyor gibi müşteri ile diyalog kurabilmesi, teknik olarak yardımcı olabilmesi muhteşem bir şey.

Bu doğrultuda çalıştığım şirkette de müşteri takibi ve satışlar için ekran çalışmalarına başladık

Okuduğunuz gibi iyi tasarlanmış süreçler ve ekranlar, çalışanların kurumu benimsemesinde de çok işe yarıyor.

B2B projelerde, çok kanayan yaraların büyük kısmının kötü ekran tasarımından kaynaklandığını bizzat gözlemledim.

 

Özel Not

Tıpkı veri sözlüğünün sahipliği gibi, tasarımın sahibi de iş birimi (business) olmalı. Elbette sürecin tüm aşamalarında yazılım ekipleriyle birlikte çalışacaksınız. Kullanıcı ile yazılımcılar arasında köprü oluşturacaksınız. Ama, sahipliği teknoloji ekibine bırakmamalısınız.

Şimdi, bu son cümleye bakıp da, “Aman IT’yi uzak tutun” dediğim sanılmasın. Dışbank’taki muhteşem çalışmada, dönemin IT ekiplerinin çok emekleri vardır.

Daha önce 12-15 adımda ve 6-8 ekranı açarak yapılan bir süreci 2-3 adımda ve tek ekranda sonuçlandırabilmek için, sadece yazılım konusunda değil, iş akışları konusunda da değişiklik yapmayı gerektirir. Dışbank IT ekibi, defalarca bizim aklımıza gelmeyen kolaylıklar üretti. Defalarca, “Şu ekranı kaldırsak ve şu uyarıyı koysak daha iyi olmaz mı?” diye sorguladı ve çoğunda haklı çıktı.

Gerçekleştirilmesi zor bir fikri onlara anlattığımda “Bize bunlarla gelin. Yaptığımız işin kuruma yararı olduğunu biz de hissedelim. Ne o öyle, oyuncak gibi taleplerle geliniyor…” demişlerdir.

 

Bitmedi

Dizinin bir sonraki yazısında, ekran tasarımının sahibi yazılım veya teknoloji ekibi olunca ne olduğunu, örnekleriyle anlatacağım.

😉

Eş zamanlı olarak Linkedin’de yayınlandı.

TEB’de yaşadıklarım nedeniyle dün “bankalarda müşteri odaklı süreç tasarımı” konulu ikinci yazıyı [1] – [2] yayınlamıştım.

Bankanın Tasarımcıları

Dijital süreçleri bu kadar kötü tasarlayan TEB (ve diğer bankaların) tasarım ekiplerine söylemem gerekenleri Sayın Nilay Ocak 4 ay önce Linkedin’de söylemişti.

Ben de kendi anılarımdan ekleme yapayım.

Bankanın Tasarımı Ekibi

Ülkemizin en büyük bankalarından birinde Süreç ve Ekran Tasarımı eğitimi veriyordum. 6 masada toplam 25 kişi katılmıştı. En önde, sahneye en yakın masalarda IT kökenli süreç tasarımı ve CRM ekiplerinden 3 kişi oturuyordu. Diğer masalarda ticari iş birimleri vardı. IT masasındakilerin vücut dili çok olumsuzdu ama özellikle en kıdemlileri tam resimdeki gibiydi.

Kolları kavuşturmuş, somurtuk, çatık kaşlarının altından bakıyor…

Ekran tasarımı ilkelerini anlattım.  Bir de örnek gösterdim. Müşterinin sorularına çoğunlukla ilk ekrandan yanıt veriliyor. Diğer konular olursa, her önemli bilgi tek tıklama (nadiren 2 tıklama) ile göz önüne geliyor. Çağrı merkezinin arama metinleri bile kampanya alt-yapısına giydirilmiş, vb…

Benim gösterdiğim örnek liradan 6 sıfır atılmadan önceki bir örnekti. “Bize 7-8 yıllık örneği mi gösteriyorsunuz” dedi. (Oysa anlattığım şey örnek değil, ekran tasarım ilkeleri idi.)

– Siz daha iyisini mi yaptınız? diye sordum.
– Biz daha yeni hazırladık” dedi.
– Kullanıcılara danıştınız mı?” diye sordum.
– Önlerine 3 seçenek koyduk, “bunlardan birini seçin” dedik” diye yanıtladı.
– Bu, “onların fikrini aldığınız” anlamına mı geliyor?” dedim

Eğitim verdiğim sırada bir MBA öğrencim o bankanın en büyük kurumsal şubelerinden birinde müdürdü. Eğitime gitmeden önce onunla konuşmuştum. Yeni ekranların hiç işe yaramadığını söylüyordu.

• Elbette, kendini geliştirmeye hevesli olup MBA parasını cebinden ödeyen müdürün kariyerinde olumsuzluk yaratmamak için… “Şube müdürleri sizin tasarladığınız ekranları hiç beğenmiyor. Şahidim var” demedim.

Ekran tasarım ilkelerini anlatmaya devam ettim.

Kendi şirketinde çalışanları süreç tasarımına, ekran hazırlıklarına dahil etmeyen CRM’ci arkadaşlardan, müşteri deneyimini dikkate almalarını hiç beklemeyin. Nafile…

 

Ekran Tasarım İlkeleri

Sadece şikayet etmeyelim. Yöntemleri de anlatalım. Aşağıda yazdığım ilke ve yöntemler, sadece bankalar için değil, tüm sektörlere uygulanabilir.

Temel amacımız  “ilk temas noktasında müşteri talebini karşılamak” olmalıdır. Bankada MOST 2 yazısında Evrim Ersoy‘dan alıntıladığım gibi “Sadakati yaratan vay be anları değil, düşük çabadır“. Biz, müşteri talebini en kısa yoldan karşılamalı ve müşterinin sürtünmesiz ve kesintisiz bir deneyim (MOST^®) yaşamasını sağlamalıyız.

Arkadaki sürecin zorluğu müşteriyi ilgilendirmez

Söylendiği kadar kolay değil. Her bir temas noktasındaki müşterilerin taleplerini inceleyeceksiniz, onlarca belki yüzlerce telefon görüşmesini dinleyecek ve öncelik listesi çıkartacaksınız. Yetmez… bizzat temas noktasında çalışanlara soracaksınız, sadece ekranı tasarlamayacak arkasındaki süreçleri de düzenleyeceksiniz… Özetle “biz biliriz” veya “biz size 3 seçenek sunuyoruz, birini seçin” demeyeceksiniz ve kullanıcıları da projeye katacaksınız. Ekranı onlara tasarlatacaksınız.

• Günde 8 saat boyunca bakacağı ekranı tasarlarken hemen her aşamada onun fikrini almamak, sadece seçenek sunmak… Tasarım Düşünmesi (Design Thinking) ilkelerine de aykırı.

Arkadaki süreçler değil, sadece ekranlar tasarlanırsa… 

Dinlediğiniz yüzlerce telefon konuşması, gözden geçirdiğiniz müşteri ve çalışan şikayetleri size çerçeve konusunda fikir verecek ama… Hangi bilgilerin ilk ekranda, hangilerinin tek tıklamayla ulaşılan sonraki ekranlarda bulunacağına bizzat kullanıcılar karar verecek. Sonra kullanıcı ara yüz (UI) tasarımı uzmanı devreye girecek. Okunabilirlik, göz yoran renkler, anlaşılır deyimler, vb. gibi diğer uzmanlık konularıyla tasarım gözden geçirilecek. Sonuçta nihai ekran tasarımını da yine test edeceksiniz. OLUR‘u bizzat kullanıcılardan aldıktan sonra hayata geçireceksiniz.

Dikkat edin: Her temas noktasında farklı müşteri talepleri vardır. Bazı kurumlar tek bir ekran tasarlayıp her temas noktasına uygularlar. Kesinlikle yanlıştır.

• Banka için örnek vereyim: Çağrı merkezini çoğunlukla kartlarla, bakiyelerle, ödemelerle ilgili sorunlar için ararlardı. Şubeye ise “çek tahsil oldu mu”, “otomatik ödemem gerçekleşti mi” gibi sorular sorarlardı. Bu nedenle her temas noktası için, kullanıcıların ve müşterilerin hayatını kolaylaştıracak ayrı tasarımlar yapılmıştı. (Muhtemelen 20 yıl içinde bu konularda da değişiklik olmuştur.)

Ekran tasarımı konusunda daha ayrıntılı liste, şurada.

😀

Başarılı Tasarımın Ödülü

Yanılmıyorsam 2003 sonu veya 2004 başıydı. 

Bankanın bireysel müşterileri ilgilendiren projelerinden sorumluydum. Antalya’da Hillside Su oteli ile bir proje konuşmaya gitmiştim. Sabahın erken saatlerinde toplantı başladı. 1.5 saat içinde karşılıklı olarak anlaşamayacağımızda anlaştık. Saat 11.00 gibi otelden çıktım.

Uçağım saat 14.30’da kalkıyordu. Antalya hava alanı şehre çok yakın olduğu için doğrudan havaalanına gitmedim. Şubeye uğramaya karar verdim.

Antalya Şubesi o zaman 2 katlı idi. Ana kapıdan girdim. Birkaç adım attım ki “Aaaa Uğur bey gelmiş” diye bir genç kız sesi duydum. Şaşırdım. Sadece şube müdürünü tanıyordum. Onu da müdürler toplantıları sayesinde görmüştüm.

2 genç kız etrafımı sardı. İltifatlar, teşekkürler, vb… İnsan kendisini şu resimdeki gibi hissediyor.

Şubelerin tekil müşteri ekranlarını hayata geçirmiş ve kullanıma açmıştık. Arkasındaki süreçleri de düzenledik.

• Eskiden mevduat bozdurup, bir kısmıyla döviz alırken, bir kısmıyla başka bir yatırım ürünü almaya kalktıklarında 12 – 15 ekran geçiyorlardı. Bazı bilgileri doğrudan taşıyamadıkları için de, kağıt-kalem eksik olmuyordu. Hem ekran sayısını 3 – 4’e indirdik, hem de arkadaki süreçleri baştan tasarlayıp çok kullanışlı duruma getirdik.

Bu müşteri temsilcileri, eskiden akşamın ileri saatlerine kadar çalışırken artık akşam 18.00’de geriye hiçbir işleri kalmadan şubeden çıkabiliyorlardı.

Beni, kışın yapılan Bireysel Bankacılık toplantısında “Ekranları 2 hafta sonra açacağız. Hayatınız kolaylaşacak” dediğim konuşmadan hatırlıyorlardı.

CRM projesinin başarı ölçümü hemen her danışmanlık görüşmemde sorulur. İşin ekonomik boyutunu göz ardı etmiyorum ama…

“Sevinçle boynunuza sarılan son kullanıcı sayısıyla ölçülür” desem… Bence pek de abartmış olmam.

🙂

Eş zamanlı olarak Linkedin’de yayınlandı.

Bir şirkette Sosyal CRM workshop’ı yapıyorduk. Eğer yeterli zamanım varsa, önce kısaca CRM’i anlatıp, veriye dayalı düşünme konusundan bahseder sonra Sosyal CRM’e geçiş yaparım. Burada da CRM’den giriş yaptık.

Veriye Dayalı Düşünme

Sosyal CRM eğitimlerine, önce veriye dayalı düşünme ile başlarım. Bunu da açıkça söylemem. Burada da, veri kısmını anlatırken tahtaya

yazdım.

Sonra “Hedef kitlenizdekilerin hangi bilgilerini öğrenmek istersiniz?” diye sordum. Sektörden bağımsız olarak, perakende kurumlarda hemen her zaman aynı yanıtlar gelir. Onlar da aşağıdaki listeyi tekrarladılar.

• Adı – Soyadı
• Doğum tarihi (veya Yaşı)
• Cinsiyeti
• Medeni Durumu
• Eğitimi (aslında Bitirdiği Okul olması gerekir)
• Mesleği
• Adresi

Söylenenleri tahtada Veri’nin altına gelen bölüme yazdım.

Sonra CRM projesinin amaçlarını sordum.

• Hangi ürün grupları kime daha iyi satar?
• En sık gelen müşterilerim kimler ve ne alıyorlar?
• Sunulan teklife cevap verme ihtimali yüksek olan müşteriler kimlerdir?
• Hangi müşterilerimi kaybetme ihtimalim var?
• Hangi müşterilerime hangi sıklıkta ve nasıl yaklaşmalıyım?

gibi cümleler söylendi. Bu sefer söylenilenleri İhtiyaç’ın altına yazdım.

Tahtada şöyle bir görüntü oldu.

Kendilerinin söyledikleri ihtiyaçları karşılamak için hangi verilerin gerekli olduğunu sorgulayınca… kırmızıyla yazılı olanların pek azına dokunduğunu gördüler. Kısa sürede bambaşka noktalara geldik. Amacım veriye dayalı düşünmeyi anlatmaktı. Veriden değil ihtiyaçlardan yola çıkılması gerektiğini böylece anlatabildim. (Daha ayrıntılı isterseniz şurada)

Daha sonra “Hiç bu gözle bakmamıştık. Devasa sosyal veri dağında ne yapacağımızı düşünüp duruyorduk. Şimdi hedefimizi daha kolay saptayabiliriz” dediler.

Veri var ama…

Bunu blog yazısı olarak yayınladığımda, sayın Ibrahim Gokcen yorum yazmış ve senaryo ile başlamak gerektiğini söylemişti. İhtiyaçlar, senaryolardan sonra ortaya çıkıyor. İbrahim bey yüzde yüz haklıydı ama bir workshop’ta bunu anlatmakta zorlandığım için oraya hiç gir(e)memiştim. Nasıl oldu da yeniden gündeme geldi, anlatayım.

Segmentasyon’un dönüşümünü tartıştığım blog yazısına yorum yazan sevgili Burcu Tüzün Altınkeser yazıda konaklama sektörü üzerinden örnek verdiğim için, aynı sektördeki sorunların küçük bir kısmını dile getirmiş. (“… bir kısmını…” diye yazdım. Konaklama sektörü, hak ettiği veri yönetiminin çok gerisinde çalışıyor.)

Biz CRM’in ana öğesi segmentasyonu ne kadar derinleştirirsek derinleştirelim, veri taşıma sorunu çözülmeden ilerleyemiyoruz. Yani sert yastık isteyen müşteri, bir iş adamı da olabiliyor, boyun fıtığından mustarip bir yazılımcı da, geçmişindeki bir kazada boyun omur hasarı almış bir ev hanımı da olabiliyor.

Bu kadar ayrıntılı datayı ilk alan ise aslında müşteri ile ilk temasta olan resepsiyon, oda servisi, kat görevlisi vs. Yani asıl sorunu verinin taşınmasında yaşıyoruz. Çünkü o veri sisteme kadar iletilmiyor, havada kalıyor. Bu nedenle İngiliz sigorta şirketlerine ödeme iadesi yapan çok otel var.

Odaya tamir amaçlı teknik ekip gidip gitmediği bilgisi sisteme iletilmediğinden, otel kendisini savunamıyor ve para iadesine kadar gidiyor iş. Pek çok yabancı turist bunu bilip, buna göre tatilini yapıyor ve dönünce şirketinden parasını iade istiyor.

Bu veriyi taşımayı başaran da, bireye ait bir hizmet sunmak istemiyor.

Burcu’nun yorumunu yanıtlarken, bu blog yazısını oluşturmak aklıma geldi.

İhtiyaç’tan önce Senaryo

2022 senesinde, 6-7 tesisi olan bir tatil köyü zincirinin CRM projesinde danışmanlık yaptım.

Orada veri ve süreç ihtiyaçlarını bulmanın en iyi yolunun senaryolar üretmek olduğunu anlatma fırsatım oldu.
Yukarıdaki örneği senaryolaştırırsak:

• Müşteri bir önceki gelişinde sert yastık istediğini söylemiştir. Bu talep oda hizmetlerine iletilirken müşteri bilgi dosyasına (MBD) da girilir. → Demek ki

1 – Müşterinin sert yastık talebini yapabileceği noktalardaki ekranlarda, benzer müşteri taleplerinin sisteme girileceği bir saha oluşturulacak;

2 – MBD’de yastık tercihi sahası olacak

• Müşterinin bir sonraki rezervasyonunda sistem otomatik olarak “yine sert yastık” talep edilip edilmediğini sorar. → Demek ki

a – Müşteri tekilleştirmesi yapılmış olacak. Daha önce konaklamış müşteriyi tanıyacak.

a1 – Bazı konaklama yazılımlarında yapay zeka kullanılarak “yüzde # olasılıkla şu müşteri” diye eşleştirme yapılıyormuş.

b – MBD’ler rezervasyon sistemine bağlı bir şekilde çalışacak. Daha önce konaklamış bir müşterinin farklı bilgileri rezervasyon noktası (muhtemelen çağrı merkezi) ekranına gelecek

c – Rezervasyon kaydını alan kişi, “bir rezervasyon daha yaptım” ile yetinmeyecek. Sistemde “eski müşteri benzerliği” söz konusu ise, bir-iki soru ile daha önce gelen (mevcut) müşteri olup olmadığını öğrenecek ve sisteme ona göre girecek.

b1 – Müşteri temas noktalarında çalışanlara eğitim verilmesi gerekir

b2 – Müşteri temas noktalarında çalışanların performans kriterlerine (KPI) bilgi doğruluğu oranı eklenir.

• Müşteri tesise geldiğinde, talepleri ve (varsa özel durumu) doğrulanacak. → Demek ki

d – Ön-büro ve misafir ilişkileri ekranlarında farklı talepler (sadece yastık değil, alerji, dini gereklerle odada istenmeyenler, vb. bilgileri) tekrar yer alacak,

e – Bu müşterinin ekranı açıldığında, “şu bilgileri doğrula” diye uyarı ekrana gelecek,

f – Rezervasyon sonrasında müşterinin odası önceden belirlenmemiş ve gerekli düzenleme yapılmamışsa, oda hizmetlerine “ACİL – sert yastık” bildirimi gidecek

…

• Varsayalım ki müşterinin talebini tatmin olacağı şekilde karşılayamadınız ve şikayet geldi. Sonrasında ne yapacaksınız (2014 senesi, CRM dersi final sorularından biri bu konudaydı. Çözümleri oradan okuyabilirsiniz.)

Daha senaryoya yeni başladık… Böylece gidiyor.

😉

Sevgili Burcu, teknik servis konusunda da bir örnek vermiş. Müşterinin klima arızası şikayetiyle kimse ilgilenmediğinde ne olduğunu (yatağını otelin lokantasına taşıyıp “Burası serin. Burada uyunur” dediğini ve eşinin videoya aldığını) tüm Türkiye öğrenmişti. (Videoyu seyretmek için resme tıklayın)

Burada sadece iş akışı hatası değil, iletişim noksanlığı da var. Bu da senaryo geliştirirken dikkate almamız gereken unsurlardan biri olarak düşünülmeli.

Teknik servis için de senaryo geliştireceksek, müşterinin şikayetiyle (sıfır noktası) başlayan ve olası (istisnai durumlar dışındaki) sonuçları dikkate alan tasarımı yaparız.

• • Senaryo ve süreç tasarımı aşamalarını daha ayrıntılı öğrenmek isterseniz, CRM’de Süreç Tasarımı yazısı yardımcı olabilir.
  • Bankada yaptığımız çalışmadan bir aşamayı da Bankada Süreç Tasarımı‘nda bulabilirsiniz.

😉

Bizzat yaşadığım ve konaklama sektörü için senaryolaştırdığım bir vakayı da şuradan okuyabilirsiniz.

Makul İdeal

Senaryo oluştururken, “tüm alt-yapıyı şimdi kursak ve ideal durumu hedeflesek neler yapardık” diye düşünmek gerekir. Makul ideal denilmesinin nedeni, ışınlama gibi uçuk idealler değil, piyasada olanlar arasından, makul bütçe ile satın alınabilecek veya hayata geçirilebilecek hedeflerin seçilmesidir. Elbette rakipler ve dünyadaki en iyi uygulamalar araştırılarak yapılır.

• • Makul ideal konusunda kargo sektörü için yapılan çalışmadan bir örnek burada
  • Neden ideal süreç ile başlanır
  • İdeal ve Benchmark
  • İdeal’i Öğren Tonton

Ben ısrarla, “İdeal durumu hedefleyin ve oraya doğrudan ulaşmaya çalışın” diyorum. (Gerekçeleri yukarıdaki referans yazılarda)

Biliyorum hiç kolay değil.

• Araştırma yapacaksınız. Başkaları değil, bizzat siz yapacaksınız. Danışmanlara bırakmayacaksınız. Dünyadaki en iyiyi inceleyeceksiniz. O “en iyi” denilenin eksik olduğu yönleri bulup, onu da aşacak bir süreç tasarlayacaksınız.
• Sürekli gelişmeyi hedefleyeceksiniz. Şikayetleri bile “mükemmelleşmek için fırsat” diye niteleyeceksiniz. Yanlışı müşteride değil kendinizde arayacaksınız.
• Müşteri deneyimini anlayacaksınız. Hem verilerle yaşamayı öğreneceksiniz, hem de verilerin yetersiz olduğunu bileceksiniz. Verileri anlamlandırarak müşteri deneyimini “ne yapılıyor ve nasıl yapılıyor” ötesinde NEDEN öyle yapılıyor noktasına kadar anlayacaksınız.
• Başka kurumlarla iş birlikleri oluşturacaksınız. Onlarla birlikte şeffaf bir bilgi akışı oluşturacaksınız.
• Siloları yıkacaksınız. Birlikte çalışmayı öğreneceksiniz.
• Personel idaresi değil yetenek yönetimi yapacaksınız. Bunca yıldır bildiğiniz “Gideni işe geri almam” kuralını yıkacaksınız.
• Ayrı kanal stratejileri uygulamayacaksınız. Müşteri deneyimine dayalı bütünleşik iletişim stratejisini tüm kanallara yayacaksınız.
• Ve buraya yazmadığım daha birçok değişiklik…

Bunları yaparak makul ideal’i tasarlayabilirsiniz.

Ez Cümle…

Tüm çalışanların bilgileri kolayca aktarabileceği iş akış tasarımlarını yapmak ve hayata geçirmek aslında çok maliyetli değil. Müşteri odaklı süreçler, hem maliyetleri azaltır hem de müşteri memnuniyetini artırır. Muhtemelen, konaklama tesislerinin bir çoğunun İngiliz turistlere ödedikleri tazminatlar ile kısa sürede yatırımı geri ödeyecektir.

🙂