Dünkü Acil Durumda Karar Verme yazısında, J.F. Kennedy’nin toplantı yönetimine yaptığı bir katkıdan söz etmiştim. Bu konuyu biraz açmak istiyorum.

😉

ABD, burnunun dibindeki Küba’ya iyi bir ders vermek ister. Kennedy’nin başkanlığında toplanan komite karar verir. Düşüncelerine göre, Küba’nın Domuzlar Körfezi’ne çıkarma yapacaklar ve en çok bir-iki gün içinde başarıyla Fidel Castro’yu etkisiz hâle getireceklerdir. Grup bu fikri şahane bulur, heyecana kapılır.

Daha önce Küba’dan kaçanlardan oluşturulan ve CIA tarafından desteklenen birliklerle Domuzlar Körfezi’ne çıkarma yaparlar ve… hezimet. Yüzün üzerinde ölü, binden fazla esir… (Ayrıntıyı Vikipedi’deki Domuzlar Körfezi Çıkarması bahsinden okuyabilirsiniz.)

Resim şuradan alıntıdır.

Gelelim işin yönetim bilimlerine katkı kısmına… Hezimetten sonra, olan biteni geriye dönüp incelediklerinde şunu fark ederler. Fikir hepsine şahane gelince grup dolduruşu oluşmuştur. “Abartmayın“, “bu kadar kolay olmaz” diyenler dinlenmemiştir. Hatta onların bazıları da grup etkisi yönünde fikir değiştirmişler. Oysa fikir aslında çok kötüymüş. Tüm varsayımlar yanlışmış.

Bunun üzerine Kennedy grubun tamamı bir fikri çok beğenmeye başladığında, karşı fikir bulmak ve savunmak için birini görevlendirir. Görevlendirdiği kişi de, okulda öğrendiğimiz kadarıyla (o tarihlerde sayısı oldukça az olan) zenci generallerden biri…

😉

Alınacak ders şu: Herkes hızla aynı fikirde olunca, karşıt düşünceler pek duyulmuyor. Grup dolduruşu, etraflıca düşünmeyi engelliyor. Bu durumda hezimetlerle karşılaşılıyor. Grupta birinin karşıt fikirleri savunması, hezimetten kurtulmayı, en azından gerekli önlemleri almayı sağlayabilir.

Karar vermede Kennedy yöntemi, erteleme değil karşıt fikirleri de dinlemek olarak alınmalı.

Sabahları ilk iş olarak aynayı öpen tüm yöneticilere önerimdir.

😀

Kriz var ama kurumda ivedilik duygusu yok. “Bekleyelim, daha sonra duruma göre ne yapacağımıza karar veririz” diyenler çoğunlukta. Yıllarca böyle yapılmış. Bugün çeşitli kurumların yönetim kademelerinde olanlar daha çömezliklerinde bu yöntemi öğrenmişler. İşleri akışına bırakıp kulağının üzerine oturma yöntemine “Kennedy yöntemi” diye de isim takılmış.

Kennedy’nin böyle bir karar verme yöntemi olup olmadığına baktım. Hiçbir yerde, “Kennedy karar vermeyip olayları akışına bırakırdı” gibisinden bir şeyler okumadım. Aksine, HBR’ın bir makalesinde  Domuzlar Körfezi Çıkarması hezimetinden sonra ortak karar verme konusunda yapılan yenilikleri anlatıyor. Son paragraflardan birini aşağıya alıyorum.

President Kennedy’s redesign of his decision making process has had enormous influence on today’s management thinking on leading teams. The idea of instilling candid debate to avoid groupthink has become a guiding principle in many business school classrooms and boardrooms.

Naçizane tercümesi (daha iyisini önerirseniz, değiştireyim)

Başkan Kennedy’nin karar verme sürecini yeniden tasarlaması, günümüzün ekip liderliği konusundaki yönetim düşüncesi üzerinde muazzam bir etkiye sahip oldu. Grubun ortak dolduruşa ulaşmasından kaçınmak için samimi bir tartışmayı aşılama fikri, birçok işletme okulu sınıflarında ve yönetim toplantılarında yol gösterici bir ilke haline geldi.

Ara not: Makalenin HBR’da yayımlanma tarihi Kasım 2013. Oysa biz bu olguyu 1979-1980 ders yılında okumuştuk. Arada 33 sene var. Bu vesileyle, bizi yetiştiren ODTÜ İşletmecilik’teki değerli öğretim üyelerine şükranlarımı tekrar iletiyorum.

Makalenin mutlaka okunmasını öneririm. Bir yerlerde Türkçe tercümesi vardır, biliyorsanız lütfen link verin.

MBA ve doktora nedeniyle oldukça uzun süren öğrencilik hayatım boyunca okuduğum Karar Verme konusundaki eğlenceli yazılardan birinde, İngilizcede hepsi D harfiyle başlayan bir yazı aklımda kalmıştı.

Bu blog yazısını hazırlarken araştırdım. Maalesef bazı eski ders ve referans kitaplarımı birilerine vermişim. Google’da 30 yıldan eski kaynakları bulmak kolay değil. Aklımda kalanları ve Google’da bulduğum diğer benzerlikleri bir araya getirdim.

😀

Aklımda kaldığı kadarıyla…

“Eğer karar vermek zorunda kalırsan…

• • Delete (Drop) – konuyu gündemden düşür, ortadan kaldır, böyle bir sorun yokmuş gibi davran. Bunu yapamıyorsan…
  • Defer (Delay) – Hemen karar verme. Kararı ertele, geciktir. Belki bu arada kendi kendine çözülür. Bu da olmuyorsa…
  • Delegate – Kararın sorumluluğunu başkasına yükle. Tercihen sana bağlı biri de olmasın.

Bunları beceremezsen, başka çare kalmamışsa

• • Decide – Karar ver. Kimin, neyi, nasıl yapacağını anlat. Baktın ki bu da iyi çalışmadı…
  • Do – O da olmazsa kendin yap”

😀

Bu arada, 40 yıldan uzun süren iş hayatım boyunca, yukarıdaki aşamaların sadece ilk üçünü uygulamak (sorunu görmezden gelmek; erteleyip kendi haline bırakmak; ateşten topu başkasının kucağına itelemek) için elinden geleni yapan, zorunlu kaldığında karar verince de hiçbir önemli kararını yazılı iletmeyen – maalesef bununla da övünen – ve buna rağmen patron tarafından hemen kapıya konulmayan, aksine takdir edilen çok sayıda üst düzey yönetici gördüm.

🙁

Birçok yazıda bahsettiğim [1] , [2] , [3] kriz senaryosu konusuna gelmedik bile…

O başka bir yazının konusu

😉

Elektrik Dağıtımında Dijital Dönüşüm [1] ve [2] konulu yazı dizisi devam ediyor.

Önceki yazıda, gelen tüketim miktarının yanlış olduğunu anlamak için sayaç kontrolü yaptırmaya bile gerek olmadığını, akıl gözüyle bakıldığında hata olduğunun anlaşılacağını vurgulamaya çalıştım.

😉

Gelelim sürecin devamına. Hem olayları anlatalım, hem de çıkarılması gereken dersleri vurgulayalım.  Ne de olsa, hakkımda şöyle yazılmıştı, bir devirler.

Bir önceki yazıdaki garipliği bir dilekçe ile anlatmaya çalıştım. Hem hesaplamalardan bahsettim, hem de o dönemin özelliklerini belirttim.

• Elektrik kesintilerinin çokça olduğu bir dönem:
• Evimizde klima benzeri cihaz bulunmamakta;
• Yaz gelmesi sebebiyle kombinin ısıtması kapatıldı;

Dilekçeye ayrıca

• Benim ve eşimin hastanede ve İstanbul dışında olduğumuz (raporlar ve uçak biletleriyle ispatlanabilir) 1 hafta;
• Ayrıca tüm ailemizin İstanbul dışında olduğu (resimler ve faturalarla ispatlanabilir) bir diğer hafta

bu sürenin içine dahildir.” diye yazdım.

Doğal olarak dilekçe 2 dosya sayfası tuttu.

🙁

27 Temmuz günü, elektrik dağıtım şirketinin evime yakın şubesine gittim. İtiraz servisini sordum. Gösterilen yerden numara alıp sıramı bekledim.

İşin ilginç yanı şuydu: O dönemde hem bir dağıtım ve altyapı kurumu için dijital dönüşüm eğitimi planlıyordum, hem de bir başka elektrik dağıtım kurumu için “müşteri deneyimi süreçlerini” tasarlamaya çalışıyordum.

Dolayısıyla, itiraz deneyiminin her aşamasını da yazmaya çaba sarf ettim.

• En yakın şubeyi navigasyon ile bulma kolaylığı,
• Şubenin yeri
• Şube yakınına park etme kolaylığı
• Giriş
• Yönlendirme levhaları
• Danışma’nın yardımseverliği
• Ayrı salondaki itiraz bölümüne geçme
• Sıra numarası alma
• Bekleme süresi
• Memur ile konuşma

aşamalarını, daha sonraki projeler için deftere kaydettim.

😉

Sıram geldi. Dilekçemi ilgili kişiye teslim ederken aramızda şöyle bir konuşma geçti.

– İtiraz konusu ne?
– Elektrik faturası çok yüksek geldi.
– Ne kadar?
– 3331.50 TL
– Fabrika mı orası?
– Hayır, ev.
– İmalathane…
– Hayır, ev.
– Villa falan mı?
– Hayır, apartman dairesi.
– Yüksekmiş…
– Aynı fikirdeyim.

Dilekçeyi aldı.

– Bu kadar yazmaya gerek yok. Sayaç arızası itirazı yazın” dedi.
– Hayır. Sayaç şu anda düzgün çalışıyor olabilir. O dönemde hatalı çalışmış” dedim.
– Ben size işin kolayını söyledim. Siz bilirsiniz” diye yanıtladı.

• Bir önceki yazıda “Eğer sayacın hatalı çalıştığını düşünüyorsanız, şahsen dilekçeyle başvurun. Ancak, eğer sayaçta hata yoksa, kontrol ve denetime ilişkin tüm masrafları ödersiniz” dediklerini anlatmış ve “Bakın, bu cümle çok önemli. Daha sonraki birçok soru işaretimin nedeni bizzat bu cümledir.” diye vurgulamıştım.
• Sayaç geçici olarak arıza yapmışsa (ki sık aralıklı kesintiler nedeniyle öyle olduğunu düşünüyorum), atacağım imza ile sayaç doğruluğunu kabul etmiş ve bir imzanın insan aklının önüne geçmesini onaylamış olacaktım.

Dilekçeyi şöyle bir gözden geçirdi.

– Tesisat numarasını yazın” dedi.
– Sözleşme numarası ve müşteri numarası yazıyor. Bu iki bilgi varken siz tesisat numarasını sisteminizden rahatça bulursunuz”.
– Biz sadece tesisat numarasını görebiliyoruz. Diğerlerini göremiyoruz”.
– Yapmayın. Burası elektrik dağıtım şirketinin şubesi… Bu bilgiyi hemen bulursunuz.”
– Tesisat numarasını yazın” dedi, dilekçemi geri verdi ve sırada bekleyen kişinin dilekçesini aldı.

Şu meşhur “Sıradakiii” kelimesini söylemeye bile gerek duymadı. Bana “Haydi git, tesisat numaran yoksa gelme” mesajını açıkça verdi.

🙁

Eyyy o sistemi kurgulayan arkadaşlar… Size çok söyleyeceklerim var. İsterseniz, müşterinin ve o temas noktasında çalışanın hayatını en kolaylaştıran tasarımın nasıl yapılacağı konusunda şu yazıları okuyarak başlayın.

• Müşteri temas noktası ekran tasarımı ilkeleri
• Ekran hazırlarken yapılması gerekenler
• Ekran tasarımı doğru olmazsa başınıza gelecekler
• İyi ekran tasarımının öğrenmeyi kolaylaştırması
• İyi ekran ve süreç tasarımının ödüllendirilmesi
• Kullanıcıya sormadan ekran tasarımı yapıldığına ne olduğu

Gelin, müşteri odaklı ekran tasarımı konulu eğitimlerime katılın. Müşteri deneyiminin en önemli aşamalarından biri olan itiraz noktasında, zaten mutsuz olan müşterinin kurumdan nefret etmemesi için ne yapmanız gerektiğini öğrenin.

Ayrıca, bir enerji dağıtım şirketi olabilirsiniz ve bir şeyleri dijitalleştirebilirsiniz ama… müşteri temas noktasındaki o memur var ya… Benim gözümde markanız = deneyimim kadardır. Marka = Deneyim diyoruz ama… insanlar ürünlerin veya markaların değil deneyimlerin müşterisi olurlar.

;-(

Evi aradım, kağıt faturanın yerini söyledim. Ona bakıp tesisat numarasını bulup söylediler.  Dilekçenin üzerine el yazısıyla yazdım.

Kuruma güvenim o kadar azalmıştı ki, dilekçemin bir diğer kopyasını da üzerine “ALINDI” yazarak imzalamalarını istedim. Bunu yapmadılar. Bir dakika içinde dilekçemin alındığına dair SMS ve e-posta geleceğini söylediler. Dedikleri gibi mesajlar geldi. Oradan ayrıldım.

:- (

Bu deneyimi, kamu hizmeti sağlayan dağıtım kurumlarına Dijital Dönüşüm eğitimi malzemesi yapmak için tuttuğum notları ve aklımda kalanları bilgisayara geçirdim. Sorunlarımın çözülmesini ve mağduriyetimin giderilmesini beklemeye başladım.

Eylül ayında başlayacak ders yarı-yılında, Dijital Dönüşüm dersinde bir grubun su veya elektrik veya havagazı dağıtım kurumunu konu almasına karar verdim.

Bu zaman süresince, algıda seçicilik olmalı, dağıtım şirketleriyle ilgili sosyal medya girdilerine dikkat ettim. Şu gözüme çarptı.

Bugünlerde İstanbul’un akıllı şehir olma çabalarını duyuyorum.

Biliyorsunuz değil mi?… Tüm paydaşlar (vatandaşlar, belediyeler, elektrik ve su ve havagazı alt-yapı ve dağıtım kurumları, trafiği ve ışıkları düzenleyenler, çöpleri toplayanlar, asfalt dökenler, ambulans ve itfaiye hizmetleri, vb…) akıllı olmazsa ve veriye dayalı iş yapmayı bilmezse, akıllı şehir filan olamaz.

.