Bu iletiyi, Doğan Dağdelen’in tweetinde gördüm.

İletişim Önemlidir

İş hayatım 44 sene önce başladı. E-posta diye bir şey yoktu. İş yazışmanın kağıtlara yazılması, karbon kopyanın (Cc’nin anlamı carbon copy demektir) 4-5 kağıttan daha sonrasında okunamaması nedeniyle doğru muhatapların özenle seçilmesi, yanlış yazınca yeniden yazmak zorunluğu, vb. dönemlerine şahit oldum. İç yazışmadan e-postaya dönüşmesini bizzat olay mahallinde izledim. (Aslında yukarıdaki kırmızı yazıları yazanla muhtemelen devre arkadaşıyız ama… )

Sayı sınırının kalkmasının iç yazışmalara yansımasını, herkesi Cc’ye koymanın dayanılmaz hafifliğini de gördüm. E-posta gönderirken, okuyacak kişilerin en hızlı ve açık biçimde anlaması için neler yapılması gerektiği konusunda ben de önerilerde bulundum. Yetmedi, ekip yönettiğim yıllara ait iç yazışma anılarımı [z] ve [y]  yayınladım

Gelişine “forward” yaparak kurumunu küçük düşüren, gelişine “reply” yaparak anlamsız konu başlıkları yazanlar için de uyarılar yayınladım. Yazılı iletişimi çok önemserim.

Yukarıdaki resmi gördüğümde ilk tepkimi tweet yorum olarak yazdım ama burada daha kuramsal ele almak istedim.

Araçların Amaca Dönüşmesi

Bürokrasi aslında Sanayi Devrimi‘nden sonra, büyüyen kurumların iyi yönetilmesi için Alman sosyolog Max Weber  (sosyolojiyi metodolojik olgunluğa eriştirmiş olmasıyla tanınır) tarafından ortaya atılmıştır. Bugün birçoğumuzun üniversite mezunu olmak zorunda kalması, hatta temel (inşaat, makine, elektrik) mühendislikler dışındaki mühendislikler ve yönetim bilimleri de sanayi devrimi sonrasında kurumların ihtiyaçlarındaki değişimin sonucudur.

Max Weber’in amaçları iyi olabilir. Ne var ki, kavramsal düşünce düzeyinde yetişmemiş kişilerin en kötü huyları, araçları amaç zannetmeleridir. Büyüyen kurumların iyi yönetilmesi için ortaya atılan araçları amaç haline [1] , [2] getirmişlerdir. Bir de buna, sanayi devrimi öncesinin feodal kafa yapısı eklenmişse… Yukarıdaki kırmızı yazıları yayınlayan düşünce yapısı ortaya çıkmıştır.

Maddeler halinde ele alalım. Kırmızı yazıları özetleyerek tekrarlayacağım. Kendi yorumlarımı mavi ve eğik yazılarla anlatacağım.

Mail adresleri hiyerarşik olarak yukarıdan aşağıya doğru yazılmalı → Bence “Bir mesajı aldığım zaman, ne konuda ve ben ne yapabilirim diye bakmam. Acaba beni hiyerarşide nerede görüyor diye bakarım. Doğru yerde değilsem kızarım. Yaşasın feodal geçmişimiz.” demek istemiş.

Konuyu oluşturan kelimelerin ilk harfi büyük olmalı → Cümleler büyük harfle başlar. Onun dışında, “her kelimenin büyük harfle başlamasını isterim, romanlarda bölüm başlıkları o şekilde… Yaşasın şekilcilik” demek istemiş.

Kısaltma kullanılmamalı, acil ve !!!  yazmamalı → Bence “Konunun ne olduğu pek önemli değil. Kısaltma kullanmış mı ona bakarım. Gelen onlarca mesaj içinden fark edilmesi için acil ibaresi koymuşsa özellikle ilgilenmem. Dahili yazışma kurallarını öğrensin. Yarın, “çok mesaj vardı, hangisinin acil olduğunu nereden bileyim” diyeceğim. Böyle acil!!! yazarak benim bahanelerimi ortadan kaldırmak istemiş. Kim oluyor bu çömez” demek istemiş.

Kurum dışı mailleşmelerde “merhaba” gibi selamlaşma kelimeleri kullanılmamalı → Kısmen katılabilirim. Daha önce hiç tanışmamışsa ve iletişim kurulmamışsa “Sayın Lütfi (ve soyadı)” yazılabilir. Kurum içi bir yazışma ise, aşağıdaki ve yukarıdaki mavi yazılar geçerli. 

Kendi Unvanına Tapmak

Mail atılan kişi makam sahibiyse isme değil makama hitap edilmeli → Bence “Koskoca Genel Müdür Yardımcısı (veya Bölüm Başkanı veya Müdür veya Bekçibaşı) oldum ben… Her mesajda makamımı görmek isterim. “Sayın Genel Müdür Yardımcımız” diye görünce içim bir hoş oluyor. Öyle yazmalılar ki, onlar da her mesajda hatırlasınlar” demek istiyor. 

• Bazı öğretim üyelerinde de bu kompleks vardır. Bankanın çağrı merkezine “Kızım, oraya yaz. Uğur Bey diye aramayacaksın. Profesör Uğur Özmen diyeceksin” diye bağıranı da gördüm. (Gerçek ismi kullanmak yerine kendi adımı kullandım.)
• Böyle kişiler, mesleğini sorduğumuzda “Genel Müdür Yardımcısı” (veya Bölüm Başkanı veya Müdür) derler. “Bu mesleğiniz değil unvanınızdır. Mühendis, ekonomist veya forklift operatörü derseniz, mesleğinizi söylemiş olursunuz” diye anlatmaya çalışırım. Çoğunlukla anlatamam.
• Unvan odaklı olanlar konusunda diğer yazılar [a] ve [b] ve [c] ve [d] . Bence okuyun, eğlenirsiniz.
• Bankada Teftiş Kurulu üyesinin imza yerini cetvelle ölçüp, “Genelgede 4 cm yazıyordu. 5 cm yapmış” diye rapor verdiğini biliyorum.
• Kırmızı yazılarla uyarı yapan kişi o kadar fazla makam kullanmış ki, aklın nereye takıldığı anlaşılabilir.

“bey” değil “Bey” yazılmalı, “;” değil “,” kullanılmalı → Doğrudur. Açıkçası, neden Bey değil de bey yazdı diye düşünmem bile. Bunu dile getirmeye de utanırım.

Mailin gövde kısmı neden mail atıldığını ve yapılan işin ne olduğunu içermeli → Doğrudur. Zaten mesajı gönderen de bunu, en kısa ve özlü biçimde yapmış. 

Ekli maillerde “doküman ektedir” şekilde yazılmamalı; “doküman ekte bilgilerinize sunulmuştur” şeklinde yazılabilir → Bence yine “Ben senden üst seviyedeyim. Bunu sürekli hatırlaman gerekir” demek istiyor. Feodal düşünce yapısı şekilciliğinin zirve noktalarından biri.

Maillerin sonu “Selamlar” şeklinde bitirilmemeli. Gönderilen üst makam ise “arz ederim”, alt makam ise “rica ederim” kullanılmalı. Hem üst, hem alt makam sahipleri varsa “bilgilerinize sunarım” şeklinde sonlandırılabilir → Evet, bazıları buna fena halde takıyor. Ben de genç arkadaşları “Aman dikkat edin. Sadece mesajın sonundaki iki kelimeye taktığı için, size eziyet çektirmek isteyen amirler olabilir” diye uyarıyorum.

Şahsen ben, mesajın konusuyla ilgisiz olan saygı ve sevgi kelimeleri yerine doğrudan konunun aktarılmasını tercih ederim. İş hayatı, özellikle mesai saatlerinde hal-hatır, kahve sohbeti yeri değildir. Rahat bırakın da işimizi yapalım. Sonra geyik sohbeti yaparız.

😉

Kırmızı yazılara bakıp, biraz da ben dil polisliği yapayım:

• mail adresi değil e-posta adresi,
• mailleşme değil iletişim,
• mail atılan değil e-posta gönderilen,
• mailin gövde kısmı ve neden mailin atıldığı değil mesajın gövde kısmı ve neden mesaj gönderildiği,
• maillerin sonu değil mesajların sonu.

Bence, sadece bu karşılaştırma bile kırmızı yazıları yazan kişinin, doğrusunu göstermekten çok unvan pohpohlaması yapılması istediğini gösteriyor.

Bildiğiniz gibi uzun süredir yetenek yönetimi konusunu gündeme getiriyorum. Birçok kurumun, daha özlük işleri düzeyinde olduğunu, personel veya insan kaynakları düzeyine gelemediğini, yetenek yönetimini ise rüyasında bile göremeyeceğini iddia ediyorum.

Sizce, yöneticilerin bu kırmızı uyarıyı yazdıkları kurumlarda yetenekler barınır mı?

.

İstanbul Bilgi Üniversitesi – MBA programında verdiğim Dijital Dönüşüm dersindeki konulardan biri silolaşmadır.

Resim mysilo.com‘un web sitesinden alıntıdır.

MBA katılımcılarından biri silolaşmayı kesinlikle anlamıyordu. Üstelik iş tecrübesi de vardı. Üniversiteden mezun olduğundan beri Internet’te doğan bir girişimde (Trendyol, Tatil sepeti, vb.)  çalışmıştı. Girişimin ilk anlarından beri orada olduğu için “Her müşteri sorunu, hepimizin sorunudur. El birliğiyle sorunu çözelim” bakış açısına sahipti. Doğal olarak silo fikrinden oldukça uzaktı.

Gerek konuya ayrıntılarıyla hakim olması, gerekse e-ticaret kurumunun pazarlama çalışmalarındaki başarılı özgeçmişi sayesinde, Türkiye’nin büyük kurumlarından birinin dijital pazarlama ekibine geçti. MBA’de dersleri bitirdi ama bitirme projesi danışmanı olduğum için sıkça görüşüyorduk. Bu sohbetlerimizden birinde:

“Hocam, siz silo dediğinizde ne demek istediğinizi anlamamıştım. Şimdi çalıştığım yerde silolaşmanın zirvesi var.” dedi. Katıldığı bir toplantıda gördüklerini paylaştı. Pazarlama ve Satış’ın katıldığı, Genel Müdür’ün yönettiği toplantıda Pazarlama kendi çalışmalarından bahsetmiş, ne yapacaklarını anlatmış. Satış ekibi “Siz yanlış biliyorsunuz” demiş. “Satış ekibi sahadan gelen bilgileri topluyor, analiz ediyor. Ama kimseyle paylaşmıyor. Sadece toplantılarda başkalarına “Siz yanlış biliyorsunuz” demek için kullanıyor” diye anlattı.

Ben “Genel Müdür ne dedi?” diye sordum. “Satış ekibine “Neden bu bilgiler Pazarlama ile paylaşılmadı?” diye fırça attı mı”

“Hayır.” Genel Müdür gerginliği yönetmiş ama “bilginin bir siloya değil, tüm kuruma ait olması” için gereğini (en azından toplantı sırasında) yapmamış. Bana anlatıldığı kadarıyla, Satış bunu hep yapıyormuş. Yani, Genel Müdür hiç uyarmıyormuş. Bu arada… bildiğim kadarıyla, Genel Müdür de satış kökenli.

Sanıyorum kimse ona “Artık büyüdün, Genel Müdür oldun. Eski alışkanlıklarını terk et. Yönettiğin kurumda silolaşma olması ve/veya devam etmesi senin aleyhine” dememiş.

Aynı Genel Müdürü, kurumunun sponsor olduğu bir etkinlikte konuşma süresini çok uzattığında uyaran moderatöre “parasını verdim, istediğim kadar konuşurum” anlamına gelen (elbette daha nazik ifadelerle söylediği) cümleleri ile hatırlıyorum.

Hangi kurum biliyor musunuz? İyi mezun, düşünmeyen eleman yazısında konu ettiğim, birçok listede ilk 50 arasında yer alan, “Türkiye’de en çok patent alan” sıralamasına ilk sıraları paylaşan… Bir yerlerde teknoloji veya inovasyon konuşulduğunda mutlaka kurumsal konuşmacıları olan bir kurum.

İşte kurum kültürü. Hani o, stratejiyi kahvaltıda yiyip bitiren kültür.

Doğrusu nedir diye soracak olursanız, GE’nin şu iddiasını söylerim:

Şanslı şirketlerde Teknoloji’den anlayan Pazarlama yöneticileri ve Pazarlama’dan anlayan Teknoloji yöneticileri vardır.

Akıllı şirketlerde, sohbet ettiğinizin hangisi (Teknoloji mi, Pazarlama mı) olduğunu anlayamazsınız.

C düzeyi, “Biz Satış olarak böyle düşünüyoruz“, “Siz Pazarlama, bunu yanlış biliyorsunuz” diyebileceğiniz bir yer değildir. Herkes kurumu düşünmek zorundadır.

🙁

Bu yazının adını Altuğ Gürkaynak koydu diyebiliriz.

Birkaç gün önce Linkedin’de aşağıdaki mesajını okudum.

Bu konuda yorum ekledim. Umut Tacirleri yazısının linkini de paylaştım.

Altuğ’un yanıt-yorumu şöyleydi:

Ah Ugur Ozmen hocam ahhh.. İK’da cahiliye dönemi resmen! Bir de “iş yapıyor gibi görünme” uğruna görüşmeye bile çağırıyorlar. Danışanlarımdan biri “Artık hiç umudum kalmadı, demek ki ben sandığım kadar iyi değilim” diyor. Üstelik harika bir tasarımcı olma yolunda.

Çok kızgınım. 😠

Böylelikle, bu yazının adı oluştu. Yanıt olarak Kara IK yazımın bağlantısını paylaştım. O ilanları veren kurumların isimlerini DM’den göndermesini istedim. IK Konferanslarında konuşmacı olup olmadıklarını kontrol edeceğim.

😉

Daha önce defalarca yazdığım gibi, bence:

• Dönüşüm, her ne kadar çokça teknoloji de konuşsak, bir kültür meselesidir. “Kültür stratejiyi kahvaltıda yer” denildiği için kurum kültürü üzerinde çok dururum.
• İnsan Kaynakları‘ndan Yetenek Yönetimi‘ne evrilmesi, kurumun dönüşüme hazır olduğunun en büyük kanıtıdır.

Kurum kültürü bir IK meselesi olduğu için, IK konulu konferanslarda yetenek yönetimi konusunda ne konuşulduğunu ve yapabilenlerin dönüşümü nasıl gerçekleştirdiklerini öğrenmeye çalışıyorum.

Bir otelde yapılan ve isteyenlerin online dinleyebildiği bir zirveyi izliyorum. Çok sayıda konuşmacı var, gündem çok yoğun. Birçok CHRO’nun da üstünde olan dernek ve kurumların başkanları bile katılıyor.

Bolca hedefler, performans değerlendirme, OKR… konuşuluyor. Daha önce yapılan bir Peryön etkinliğinde konuşulanları Peryön Başkanı aktardı. Ezber bozma konuşulmuş (ayrıntısını bilmiyorum), dijitalleşme ve İK teknolojileri konuşulmuş, yenilenen insan konuşulmuş… Peryön Başkanı “Bu dönüşüm döneminde çok yıprandıklarını” söyledi. “Kendimizi sevmeye de ihtiyacımız var” dedi.

İnsan Kaynakları‘ndan Yetenek Yönetimi‘ne dönüşmeye dair tek bir cümle duyamadım.

Burada duralım ve daha ayrıntılı inceleyelim. Pandemi döneminde elbette bazı kavramlar zorlandı. İnsanlar (yani İK’nın konusu olan çalışanlar) çok daha zorlandı. Özel hayat ve iş hayatı birbirine karıştı. Bunun en büyük nedeni de, “zaten evdesiniz, işe gelmiyorsunuz ki…” diyerek 7-24 çalışılmasını isteyen üst yöneticilerdi.

Tatil için izin isteyen elemanına “İşe geldiğiniz mi var, ne tatili” diyen patronlar olduğunu da gördük.

Pandemi’nin yarattığı ortamın gerekliliklerine doğal olarak uyum sağlandı mı? Eskiden iş yerinde yemek yiyenlerin çoğuna yeterli tutarda yemek fişi bile verilmedi. Özellikle kadınlar – başta anneler – evde çocukla ilgilen, iş yerine gidemeyen kocayla ilgilen, evden çıkamayan anne-babayla ilgilen, toplantı saatinde evdeki farklı kişilerin de işi ve/veya eğitimi varken konsantre olmaya çalış…

Yüzlerce genç çalışan ile sohbet ettim. Bu ortamda, çalıştığı kurumun İK’ndan anlamlı destek aldığını söyleyen sayısı 3-5’den çok olmadı. Doğal olarak “büyük istifa” ve “sessiz istifa” gündeme geldi. (Aradaki farkı anlayan zaten yetenek yönetimine giriş yapmış olurdu 😉 ) “Bu oluşumların nedeni, İK’nın asıl işini anlamaması ve yapamamasıdır” diyen yok ama “çok yorulduk, kendimizi sevmeye de ihtiyacımız var” diyen Peryön var.

Arada benim de online toplantılarım vardı. Bazı konuşmacıları dinleyemedim. Konferansın tamamı konusunda bir yargı ileri süremem ama dinleyebildiklerimden sadece ikisi (Özgür Burak Akkol ve Evrim Kuran) haricindekiler, bana yeni ve önemli gelen tek cümle konuşmadılar.

Bir İK konferansında konuşmacı olsam ve onlara ayna tutabilsem… Uzmanlık alanım olan CRM’den önce, KARA İK kitabını yazacağım anlaşılan… O kadar çok malzeme birikti ki…