Satınalma Birimi Deneyimlerim
Sayın Hülya Mutlu Linkedin’de “Bu hafta yapacağım bir konuşma için bu anketin sonuçlarına ihtiyacım var” diyerek bir anket paylaştı.
_________________________________________
Çalışırken en çok zorlandığınız iş birimi hangisi?
- Pazarlama
- Finans
- İnsan Kaynakları
- Satış
_________________________________________
Gelen yanıtları şurada görebilirsiniz.
Yorumlarda, listelenenlerden daha fazla zorlandığı iş birimi olarak Satınalma diye yazan vardı. Yanıtlayan deneyimli satınalma uzmanı, “Satınalma’nın bütçesi olmaz. Parayı geç ödeyen Finansman birimidir” gibi yanıtlayınca örnekler vermek istedim. Şahsen benim de, hiç es geçilmeyecek anılarım vardır Satınalma birimleriyle…
“Biz saksı değiliz” örneği
Türkiye’nin sektörünün en büyük şirketlerinden birinin Pazarlama yönetimiyle konuştuk. Kuruma 8 hafta boyunca mini MBA altında CRM dersi vereceğim. Konu eğitim olunca işe Eğitim birimi de katıldı. Sonuçta müfredat (içerik) ve takvim ve fiyat konusunda anlaştık. Tıpkı Bilgi Universitesi’nde olduğu gibi bir eğitim olacak. Tüm örnekler kuruma özgü yapılacak. Doğrudan hayata geçirebilecekleri çıktılara odaklandık.
Buraya kadar güzel gitti. Sonra, “Bizde tüm akçeli işlemler satınalma üzerinden yürür” dediler. Peki.
Sonra satınalma biriminden aradılar ve indirim istediler. Yukarıda anlattığım süreçte zaten epey pazarlık oldu. Sekiz kere yarım günlük eğitim olunca, toptancı fiyatı istenmişti. Beni arayıp ilave indirim isteyen kişiye “Biz zaten pazarlık yaptık ve mutabık kaldık” deyince, “Bizim performansımız, yaptırdığımız indirimle ölçülüyor” dedi. Ben yine de direndim. Bunun üzerine bir yandan (performans ölçütü kaygısıyla) yalvarır gibi konuşurken, arada indirim vermezsem başka zorluklar çıkabileceğini ima etti.
“İlkinde kaçtın ama…” örneği
Bir banka. Bankanın “Müşteri deneyimi günü” (CX Day) etkinliğinde konuşmacı olmam teklif edildi. Muhatabım, etkinliği düzenlemekle görevli olan müdür yardımcısı. Yine bankanın beklentileri, katılımcıların kim olacağı, kurumun mottosu, içerik, sektör örnekleri, vb… uzun uzadıya konuşuldu.
Önceki vakalardan tecrübe sahibi olmuşum. Bütçe önerirken “Bu aşamadan sonra Satınalma birimi işe karışmayacaksa…” diye birkaç kez tekrarlayarak fiyat verdim. Kabul edildi. Konuşma öncesinde birkaç kere daha Zoom toplantıları yaptık. Günü geldi. Seans güzel geçti. Hemen sonrasında arayıp memnuniyetlerini özellikle vurguladılar. Konu faturalamaya geldi.
Bu noktada Satınalma Müdürü işe girdi. “Bizim bilmemne teşvikimiz ve bilmemne istisnamız var. Faturayı ona göre hazırlayın” dedi. Elbette. Ben de “Bana bir örnek fatura gönderebilir misiniz, ona uygun hazırlayayım” dedim. Reddetti. “Siz gönderin, biz bakalım” dedi. Ben defalarca “Böyle mi, yoksa şöyle mi” örnekleri göndermek zorunda kaldım. Nihayet doğru faturayı üretebildim.
Bu arkadaş için ibrikçi diyebiliriz.
“… çok” örneği
Genç nesil reklamcı yetiştirme (Young Guns) projesini Project House’la birlikte yürütüyordum. Genç arkadaşlar, bir kurumun gençlere yönelik ürününün iletişimi konusunda konkura girdi ve sektörün en büyüklerine rağmen beğenildi.
Pazarlama birimiyle ayrıntılar konuşuldu ve mutabık kalındı. Ve yine… Sonra Satınalma ile masaya oturduk. Biz aslında bu işten çok para kazanmayı değil genç ekibin deneyim kazanmasını istiyoruz. Bu nedenle çok ucuz fiyat verdik.
Hedef müşteriler genç. Çok sayıda mecra kullanıyorlar. Dolayısıyla bizim genç ekip de çok kanallı bir iletişim planı hazırlamış. Hangi başlığı konuşursak satınalmacı iki hanım “Fiyat çok yüksek” diyorlar. Hatta birinde, Project House kurucu ortaklarından Sinan daha “o…” derken satınalmacı atıldı ve “Çok!” dedi. Sinan şaşırdı. Ben (yüzümde, gözlerime yansımayan profesyonel bir gülümseme) “Ne çok?” diye sordum. Öyle ya… Sinan daha (cümleyi demiyorum) kelimeyi bile söyleyememiş… Suç üstü yakalanmış gibi oldular… “Kem, küm” Ben tekrar sordum “Sahi… Ne çok?”
Az sonra sıra gönderilecek tweet’lere geldi. “Her ay gönderilecek tweet’leri, ayın başında Hukuk Müşavirliğimize ileteceksiniz, onlardan gelen yanıta göre…” detaylı anlattılar. Sinan tam itiraz edecekti ki bu sefer ben atıldım “Kabul. Çok iyi fikir” dedim. Satınalmacılardan deneyimli olanı bir an durdu. Kuşkulandı ama… Ben devam ettim. “Bu söylediğiniz tweet’in ruhuna aykırı ama böyle çalışmak bizi çok rahatlatır”
Toplantıda bir ara, “İletişim satın almak, reçellik meyve satın almaya benzemez” dedim. Satınalmacılar çok kızdı. “Biz sadece meyve sebze satın almıyoruz. Personelin servisi, fabrikanın temizliği, ofisin güvenliği gibi hizmetleri de biz satın alıyoruz” dediler. Onlara göre, marka iletişimi de öylesine bir servis işiydi.
“Geç ödeyerek kazandık” örneği
Büyük kurumlardan biri. Bir cihazdan binlerce kiralamışlar. Bakım anlaşması gereği her ay ödenecek bir tutar var. Sözleşme çok net. Her ayın şu gününde, şu kadar para ödenecek.
O dönemde yine aylık enflasyon %4-5 civarında. Ödemeden sorumlu arkadaş öğünerek anlattı: “Hesapladım, ödemeyi iki hafta geciktirince, benim ekibin maaşının üçte biri çıkıyor. Ben de sürekli bahaneler bulup erteliyorum”
Özetle
Performansı işin düzgün ve sürtünmesiz yürümesine değil, bir şekilde “domuzdan kıl koparmaya” bağlı olan satınalmacılar oldukça, kurumlar asıl zararı kendilerine verdiklerini anlamazlar.
Notlar:
- Satın alma ayrı yazılır. Biliyorum.
- Yukarıdaki örnekleri verip ChatGPT’den bir resim istedim. “Bürokratik engeller, gereksiz zorluklar ve pazarlık baskılarıyla dolu bir sahne” diyerek bunu verdi. Birkaç yeri Türkçeleştirdim.
- Eş zamanlı olarak Linkedin’de yayınlandı.
1981 yılında ODTÜ – İşletmecilik Bölümünden mezun olduktan sonra, Price Waterhouse Consultancy’de iş hayatına başladı...
