27 Ocak Çarşamba akşamı, Ercüment Büyükşener ve İsmail Hakkı Polat ile birlikte oluşturduğumuz Dijital Perspektif’in ilk video yayınının konuğu Bloomberg Business Week ve Harvard Business Review Türkiye dergilerinin Genel Yayın Yönetmeni Sayın Serdar Turan idi.

Bu “CEO’lar ve Dijitalleşme” konulu yayın sırasında, dijital dönüşümü biraz tanımlamaya çalıştık. Gerek CEO’ların, gerekse çalıştıkları şirketlerin önündeki engellere değindik.

Çok keyifli bir sohbet oldu. Sayın Serdar Turan’ı ne zaman dinlersem çok şey öğreniyorum. Okuyamadığımız tüm Harvard ve Bloomberg makalelerini sindirmiş bir uzmanın, doğru yerde yaptığı saptamalar kesinlikle paha biçilemez.

Yayın sırasında ve sonrasında aldığımız tepkilere göre, izleyenler de çok verimli ve öğretici bir zaman geçirmişler.

İlk saati Serdar Turan’ın katkısıyla, yaklaşık 2 saat süren video yayını sırasında “CEO’lar ve Dijitalleşme” konusunda çok fazla noktaya değindik

Bunlardan, bana ait olanları özetlemek istedim:

• Benim iddialarımı şöyle maddeler halinde söyleyebilirim. Her ne kadar (1) , (2) diye sıraladıysam da, öncelik veya kronolojik sıra değildir. Sadece konuları ayırmak için kullandım.

(1)

Bir şirketin dijital dönüşümü için “Chief Digital Officier” koltuğunun olması gerektiğine inanmam.  Ayrıca “Chief Customer Officier” veya “Chief Experinence Officier” kavramlarına da inanmıyorum. Bu unvanların çıkış nedeni (bence)

Biz değişmeyelim, biri gelsin değişimden (veya müşteriden, veya deneyimden) sorumlu olsun. Yapılacakları o yapsın. Biz duralım (STATÜKO’muz korunsun), hatta mümkünse eleştirelim. Sonra bir sorun olmadan dijitalleşince (veya müşteri odaklı olunca veya deneyimler iyileşince) zaten üst yönetimde biz vardık deriz.

düşüncesinin bir ürünüdür. Silo mantığının “değişiyormuş gibi” yapan halidir. Oysa değişim herkesin ortak ve gönüllü katılmasıyla gerçekleşir.

(2)

“İlla ki bir ofisim olmalı” diyorsanız, bilişim çağına epey uzaksınız. Yatırımcıdan aldığınız ilk parayla ofis, araba, güzel sekreter filan edindiyseniz, siz daha 1890’larda Sanayi devrimi öncesinde geziniyorsunuz.

(3)

Gerek şirket içi, gerekse müşteriye dokunan süreçlerde “ıslak imza” ve “kaşe” peşinde koşuyorsanız, bürokrasi döneminde oturuyorsunuz. Bilişim Dönemi veya dijitalleşme sözlerini ağzınıza bile almayın.

(4)

Okulların verdiği eğitim en çok 7 – 8 sene idare ediyor. Sonrası kişinin kendisine kalıyor. Sürekli bilgiyle yıkanmayan beyaz yakalar mavileşiyor. Artık meslekleri değil becerileri konuşmalıyız.

(5)

“Ben müşteriyi gözünden tanırım” devri çoktan bitti. Artık verileri inceleyip karar verilmesi gerekiyor

(6)

Her konuda müşteri bilgisi yol gösterir.

.

Açıkçası, başrollerden birinde olduğum yayını tekrar seyretmeden yukarıdaki maddeleri yazdım.

Zamanla belki birkaç tane daha eklerim.

😉

Bu yazı 15 Eylül 2009’da Natali Yeşilbahar‘ın blogunda yayınlanmıştı. Dünkü blog yazımda referans verdim. Bazı dikkatli okuyucular linki izlemişler ve “çok yararlandıklarını” sosyal mecralarda paylaştılar. Bu durumda sadece bir link olarak kalmasını istemedim. Natali’nin izniyle burada paylaşıyorum.

🙂

Gittiğim etkinlikte, katılımcılardan birinin defterine renkli notlar aldığını, notların üstüne postit yapıştırdığını; tekrar farklı bir kalemle yuvarlaklar çizdiğini gözlemledim. Tüm dikkatiyle notlar tutan bu kişinin yakasındaki kartta “Uğur Özmen” yazıyordu.

Daima toplantılara en az üç renk kalemle girdiğim için; yuva neşesi, boyama defteri gibi isimlerle çağırılan toplantı defterlerimden tutan birine rastlamıştım. Toplantı zamanında kalem çeşitliliğimle dalga geçen iş arkadaşlarımın, üç ay sonra yanıma gelerek eski toplantılarda müdürünün anlattığı proje detaylarını sorduğunda daima gülümseyerek paylaştım.

İlk defa karşımda benimkinden daha renkli bir gökkuşağı defteri duruyordu. Bu defterde yapıştırılmış ekstra sayfalar, postitler ve birçok işaretler vardı; anlamları neydi?

Keyifli bir sohbette Uğur Özmen’e bunları sordum; kendisinin verimli çalışıp; bu kadar farklı yerde olabilmesinin nedeni basitti:

İyi bir şekilde tutulmuş not defteriyle hayatını yönetiyordu.

NBS: Toplantılarda üst düzey yöneticilerin not almadığını gözlemliyorum. Siz iş hayatınızda üst düzey yöneticiyken; bu renkli defterleri nasıl tutmaya başladınız?

Uğur Özmen: Selahaddin Amcam, iş hayatına başlamadan önce benimle yaptığı konuşmasında şu mesajı vermişti: “Herşeyin notunu tutmalısın. İnsan zekası, herşeyi akılda tutmaz. Tutsa bile; bununla harcamamalısın.”

Düzenli not tutmanın düzenli bir hayatın ilk adımı olduğuna; düzenli bir hayatın ise her yerde bize verimlilik sağlayacağı düşüncesindeyim.

Kesinlikle, hayatımın her anında kullandığım formüllerim var: Gün içinde hatırlamam gereken özel birşey varsa; yazdığım ufak not kağıdını gömlek cebime koyarım. Park yeri biletlerini daima gömlek cebime koyarım. Kimlik verdiysem; bana verilen kartı, kimlik yerine koyarım.

Böylece kimlik asla ziyaret ettiğiniz kurumda kalmıyor; süper. Defterlerden önce anladığım kadarıyla “verimlilik” yaşam tarzınız olmuş.

Evdeki büyük takvimime, özel programlarımı yazıyorum. Orda uzaktan bile göreceğim şekilde “Natali” yazıyor. Outlooktan haftalık bastığım programım hem evde hem işte duruyor.

Defterlerinizde gördüğüm kadarıyla hazırlığınız toplantı öncesi başlıyor. Her toplantıdan önce yapılan hazırlığın, toplantı verimliliğini çok arttırdığına inandığım ve karşımdakine saygı duyduğum için, ben de ön hazırlıktan vazgeçemeyen azınlıktanım.

Toplantı öncesi hazırlık yapmamın tek nedeni var; beynimin toplantıya hazır olmasını sağlamak.

Yukarıda gördüğünüz gibi defterime gideceğim etkinlikteki programı yapıştırıyorum. Bu sayede toplantıyı daha rahat takip edebiliyorum. Birkaç saniyemi harcayarak yaptığım hazırlığın bana kazandırdıkları:

• Toplantıda konuşacak kişi isim ve özgeçmişleri
• Dikkatim dağıldığı anda olaya geri dönme imkanı
• Etkinlikten ihtiyaç için kısa süreli dışarı çıkmam gerekiyorsa; hangi bölümün benimle ilgisiz olduğunu bulma imkanı
• Kahve arası, konuşmacı değişimi gibi zamanlara hakim olma
• Konuşmacı sunum yaparken, farklı fikirdeysem; çalıştığı yer ve geçmiş deneyimlerini inceleme imkanı

Programı defterime yapıştırmak, etkinliğe hakim olmamı sağlıyor; hayatımı kolaylaştırıyor.

Etkinlik sırasında, etkinlik programını yapıştırdığım sayfanın altına not alıyorum:

Aldığım notlar başkaları tarafından görülmüyor. Aylar sonra bile bakıp; anlamlandırabileceğim notlarım oluyor. Önemli bölümlerini işaretliyorum.

Araştırmam gereken konuları farklı renkte yazıyorum. Şirkette etkinliğe gelemeyen kişilere kolayca bilgi verebiliyorum. Etkinliğe gidildiğine ve yararlı olduğuna dair somut kanıtlarım oluyor.

Bu gökkuşağı defterlerini nasıl kullandığınız konusunda bilgi verir misiniz?

• Deftere yapıştırılan post-itler, yapılacak işlerdir.
• Mutlaka göz atmam gerekenleri çerçeve içine alıyorum.
• Kırmızıyı farklılık yaratmak için kullanırım.
• Mavi ve siyah, en az iki renk kalemle not alırım. Bir tanesini sadece benim anlayabileceğim gizli bilgileri yazmada kullanırım. ( Ör: Bu firmaya diğer projemizi de satabilirim.)

Aklıma gelen yeni proje veya gizli bilgilerin üstüne post-it yapıştırıp, post-it üzerine anlamsız bir şey yazarım. Böylece karşımdakilere fark ettirmeden, toplantı sonrası çıkarımlarımı da yazmış olurum.

Ekibimdeki kişilerin yanlışlarını yazarım. Toplantı sonunda bunu ilgili kişiyle paylaşırım.

Her toplantıdan çıktıktan sonra asansörde bile notlarımı gözden geçirmeye, düzeltemeye çalışırım. Bu durumda sizin böyle bir ihtiyacınızın kalmadığını düşünüyorum.

Her toplantı sonrası deftere 10 dakika ayırmak, yararlıdır. Böylece şirketin açısından toplantının verimini arttırmış olursun.

Gökkuşağı  defter tutmaya karar veren sevgili okuyucularım, nelere dikkat etmelidir?

• Daima tepeye tarih atılmalıdır
• Hep aynı köşeye tarih ve müşteri adı yazılmalıdır.
• Sayfa değiştiğinde, yeni sayfaya  “10/09/09 devam” yazılmalıdır.
• Toplantı çıkışı 10dakika ayırıp, notları kendine ve ilgili kişilere aktarmalısınız.
• Anında bitirmen gerekenleri post-ite yaz ki; yer değiştirebil ve bitince çöpe at.
• Defterin son sayfasında bloca post-it olmalıdır.
• Asla defteri bir yerde unutmayınız.
• Defter şirketinizde biri tarafından bile istenirse vermeyiniz; ilgili sayfayı fotokopi çekiniz.
• Karşı taraftan toplantı notları gelirse, karşılaştırıp, aynı olanları çiziniz. Gelen notları ve toplantıyla ilgili yazıları, notların üstüne yapıştırınız.

Başarılı projelerinin ne kadarının renkli defterlerine borçlusun?

Defterler, unuttuklarımı minimilize etmeme yarıyor.

Sürekli görüşmediğim firma yetkililerini hatırlamada, kartvizit görevi görüyor.

Takip etme şansım sayesinde, daha önceki toplantıda “x” denilen, hala”x” kalıyor.

Renkli defter tutsam mı diye düşünen okuyucularımız için soruyorum. Bu kadar emek harcayacaklar; bu yazıdaki kuralları uygulayarak verimlilikleri % kaç artar?

Çok ciddi artar.

Beyinleri hamallık yapmaktan, çöplük olmaktan kurtulur. Daha etkin işler için beyinlerini kullanabilirler.

Toplantı vaktini, öncesini ve sonrasını verimli kullanmayı sağlar.

Daha önceden öğrendiğini, sonrakine satabilirsin.

🙂

Deftere yazarken; müşteriyle konuşması için vakit vereceği fikrini çok benimsedim,  daha çok not tutacağım.

Uğur Özmen’le gerçekleştirdiğim bilgilendirici sohbet sonunda neşe dolu defterlerimle gireceğim satış toplantılarını iple çekiyorum.

Bu yazıya gelen değerli yorum ve eklemelere buradan ulaşabilirsiniz.

İşyerinde patronunuz hepinizin birlik ve beraberlik içinde davranmanızı ister ve size sık sık unutmamanız gereken şirket felsefesini hatırlatır: ” Biz bir aileyiz.”

Şirkete hemen duygusal bir hava hâkim olur. Neredeyse, çalışanlar birbirlerinin elini tutup, bakışlar ufukta kenetlenerek hülyalı biçimde birlikte sallanacaklar. Hatta, böylesi etkili konuşmalara açık olan arkadaşlar, pembe panjurlu bir ev ve bahçesinde oynayan tavşanlar düşleyecekler.

“Parayı veren düdüğü çalar” atasözü her yerde geçerlidir. Bu nedenle, şirkete patronun isteği doğrultusunda aile havası egemen olur. Şirkettekiler birbirlerine Hasan Abi, Ayşe Abla; daha ileri aşamalarında “abiciim” “ablacım” “canım” “cicim” demeye başlarlar. Büyükleri severler ve sayarlar, hatta onlardan biraz da çekinirler;  küçüklere şefkat ve hoşgörü, eh biraz da abilik ve ablalık gösterirler.

Büyükler kesinlikle hata yapmazlar. Eskiler yenilere patronun ne muhteşem ve mükemmel olduğunu, “Hiç unutmam. Bir keresinde…” diye başlayan ve Keşanlı Ali Destanı’nı gölgede bırakır bir tavırla anlatırlar. Yenilerin içi gururla dolar. Böylesi bir patronları olduğu için hem onu, hem de tercihen birçok aday arasından kendilerini bizzat o seçtiği için kendilerini beğenirler. Ne de olsa, Robert TOWNSEND’in dediği gibi, “Birinci sınıf yöneticiler, birinci sınıf insanları işe alır; ikinci sınıf yöneticiler ise, üçüncü sınıf insanları.”

Bu, hepimizin bir aile olduğu şirketlerde, küçükler de hata yapmazlar. Yapsalar bile pek önemi yoktur. Zira, “mühim olan insanlık”tır. Hem bu çocuk isteyerek yanlış yapmamıştır ki. O ister mi şirketin zarar etmesini. Elbette ki hayır. O -yine- bilememiştir. Dikkat etmeye çalışmaktadır ama, “Hay Allah” atlamıştır. O işe başlayalı hepi topu daha iki yıl olmuştur. Burası onun ilk işidir ve onun yanlışını bulan amirleri gibi engiiin (üç tane i ile söylenir) tecrübesi olmadığından bazı mini minnacık yanlışlıklar yapıveriyordur.

Affetmek büyüklükten gelir. Hele bu arada evli ve çocuklu ise, onun rızkı ile oynamak bilinen hiçbir kurala kesinlikle sığmamaktadır. Bu nedenle ara sıra minik yanlışlıklar oluverir. Bunların aslında cari dönem zararı değil, eğitim zaiyatı olduğunu, onun da zamanla öğreneceğini ve merak edecek hiçbir şey olmadığını “abilerden biri” size anlatır.

Çalıştığım şirketlerden birinde, genel kalitenin artırılması yönünde “performans değerlendirmesi” uygulaması vardı. Şirket içi iletişim ağı  (dedikodular) “düşük not alanın işten kovulacagını” vurguladığı için, daha önce ilgili yöneticileri tarafindan “bunu benim kısmımdan alıp başka bölüme verin” diye raporlananlar dahil,  herkesin notu yüksekti.

“Neden bu şekilde davrandıklarını” sorduğunda Genel Müdüre “Onların ailesi var. Rızkına mani olan biz olmayalım diye düşündük” demişlerdi. Özellikle bayan yöneticiler, ailenin rızkı konusunda daha da hassas davranıyorlardı. Genel Müdür “evinize temizliğe gelen kadın, ortalığı iyi temizlemez, tozu almaz, yapması gerekenleri kötü yaparsa siz ne yaparsınız” diye sorduğunda hemen herkes aynı yanıtı verdi.  “Bir daha bize gelme” deriz.

“Öyleyse, kendi biriminizde olup da yetersiz olanlara ve az çalışanlara niye aynı şeyi söylemiyorsunuz?”  Bu soruya tutarlı yanıt veren pek yoktu.

Bence bu tutarsız davranışların nedeni yalnızca üç kelime: Biz bir aileyiz. Yanımızda çalışan kişi, bizim hizmetimizde çalışıyor ve ücretini bizden alıyorsa, ailemizden biri değildir. O bizim hizmetimizdedir.

Hepimiz aynı firmada çalışıyorsak, aslında aynı patrona hizmet ediyoruzdur. Aramızda ast üst ilişkisi de olsa, sonunda aynı patrona bağlı olarak çalışıyorsak, kendimizi aynı ailenin fertleri gibi görme eğilimimiz vardır. Hepimiz aynı firmada çalıştığımız için bir aileyizdir, ancak bu aile olma durumu, nedense kendimizi firma ile özdeşleştirmemizden kaynaklanmaz. Hiçbirimiz “Fenerliyim” ya da “Beşiktaşlıyım” dediği kadar gururla “Ben ABC firmalıyım” demez.

Öyleyse bu aile gibi algılama kavramı nereden kaynaklanıyor. Büyük olasılıkla aynı patrona hizmet verdiğini düşünenler, aynı kaderi de paylaştıklarını düşünmektedir. Diğer bir anlatımla, “ben de bir gün onun gibi işleri serersem, şimdi benim yaptıklarımı bana da yapabilirler. Bu nedenle hoşgörülü davranmalıyım” diye korkuyorlardır.

Beraber çalıştığımız bir arkadaş, iş akdi feshedildiğinde, “Ben bu firmaya en verimli gençlik yıllarımı verdim” demişti. İşte yine “biz bir aileyiz” yaklaşımı. Senaryonun gerçekci olması için, diğer çalışanların ona fevkalade hak vermesi, patrona lanetler okuması, “bunlar insanı alıp, iyice posasını çıkardıktan sonra işe yaramaz duruma gelince atarlar” denmesi gerekir.

Çalıştığı şirkete en verimli gençlik yıllarını veren kişi, acaba çok daha iyi iş fırsatları bulmuş da şirketi sevdiği için mi onca zaman kalmıştır. Elbette ki hayır. Ya daha iyi iş fırsatı bulamamıştır; ya da teklif edilen yüksek ücretli işde ne kadar çalışacağını bilmiyordur. Yine de her şeyi kaderden bekleyen toplumun bireyleri olarak, iş akdinin feshinde bizim suçumuz yoktur ve patronlar posamızı çıkarıp atmışlardır.

Daha birkaç gün önce, işe yeni başlayan elemana “artık onun da çok iyi bir ailenin ferdi olduğunu” da aynı kişiler anlatmışlardır. Bu davranışları aşırı ataerkil bir ailenin fertlerininkilere benzetirim. Despot baba, birlikteliğin sembolu olduğu için, yeni gelinlere onun mükemmelliği anlatılır. Ama herkes onun iki dudağı arasında, ortak kaderlerini paylaşmaktadır.

Şakası bir yana, bazı şirketlerde üst yönetim, şirketin bir aile olduğunu ve çalışanların ailenin fertleri gibi diğerlerine karşı duygusal bağlarla bağlı olmalarını ister. Bunu da sıkca vurgular.

Şirkette vıcık vıcık duygusallık yaratmamak için en iyi yol kesinlikle biz bir aileyiz demeyip, “biz bir ekibiz” kavramının vurgulanmasıdır. Ekip olmanın en önemli özelliği, ortak hedefe doğru, birlikte daha iyi gidileceğine tarafların inanmasıdır. Bunun için, herkes belli görevler üstlenir. Görevlerden biri aksadığında tüm ekibin hedefe  ulaşmasının aksayacağı taraflarca bilinir.  İş hayatı, buna daha uygundur. Patronunuz eğer “Biz bir aileyiz” diyorsa, siz yüksek sesle söyleyemeseniz de içinizden haykırın: “Hayır, biz bir ekibiz… Ya da hiçiz.”

1994

Sitedeki pdf dosya olan yazıları kaldıracağım. Buraya ekliyorum

Resim şuradan alıntıdır