Müşteri odaklı süreç tasarımı (MOST^®) konuşurken (veya yazarken) mutlaka müşteri taleplerini, beklentilerini karşılamak üzere, bugünün elverdiği ideal tasarımı düşünerek  ^{[1] , [2] , [3] , [4]}  başlamayı öneririm.

Ne var ki eski (ve bugünün kavramlarına göre kesinlikle YANLIŞ) öğretiler, mevcut sürecin incelenmesi ile başlamayı tavsiye ederler. Birkaç gün önce, Linkedin’de okuduğum bir “Süreç Tasarımı” yazısı yine “mevcut süreçleri, uygulamaları, kurum bültenlerini, vb. gözden geçirin” diyordu. (Elbette danışmanlık yapan biri yazmıştı 😛 ) Dehşetle okudum.

😮

Neden mevcut süreçlerle ilgili çalışmayı zaman kaybı olarak gördüğümü ve “Sakın ha!” diyerek önermediğimi anlatayım:

Bir kurumda hataları bulmak, kök nedenlerini sorgulamak genellikle birilerinin ayağına basılmasına neden olur. “Sorun nerede, hangi departman, kimin kararları, kimin emir-komutası, kimin yetki ve sorumluluğu, vb“. Daha projenin başında, tüm bu sorulara yanıt arayan çabalar, karşı tepkileri çoğaltır. Proje ilk günlerinden itibaren “değişime karşı koyma” ile karşılaşmaya başlar.

Mevcut durum analizi genellikle yöneticilerin “Bakın biz aslında işimizi şahane ve olağanüstü yapıyoruz” ve “Sorun bizde değil, teknolojide veya diğer departmanlarda“ ve “Kaynaklarımız yetersiz. Müşteriler de pek anlayışsız” gibi sürekli haklı çıkma ve mevcut durumu koruma amaçlı çabalarıyla zaman kaybedilmesine neden olur.

Mevcut durum ile başlayan veya daha ilk aşamalarda mevcut durum incelemesini proje adımlarına katan çalışmaların, olması gerekeni değil hiçbir yöneticinin çıkarına dokunmayan basit düzeltmeleri önerdiğine, yapılması gereken köklü değişimi kesinlikle yapmadığına defalarca şahit oldum.

🙁

Basit bir örnekle anlatayım.

Bir kurumda müşteri şikayetleri artmış, almış başını gidiyor. Mevcut durumu inceliyorsunuz… Kalite Kontrol birimi Operasyonlar ve Üretim‘den sorumlu Genel Müdür Yardımcısına (GMY) bağlı. Müşteri şikayetlerini araştıran ve gerekirse tazminat ödeyen birim de aynı GMY’ye bağlı. Ek olarak, müşteri şikayetlerini tazmin etme konusunda önceden saptanmış bütçe var.

Mevcut durum ne? Tazminat bütçesinin içinde kalmak hedeflenmiş.

Bu durum mevcut süreçlere nasıl yansımış? Müşteriye giden mal, hasarlı olsa bile müşteriye teslim ediliyor. Şikayet süreci müşteriden başlatılıyor.

Dijital dönüşüm çerçevesinde ne düşünmüşler? Mevcut durumda kağıtlarla ilerleyen ve fotokopilerle, çok nüshalı üretilen ve çok yerde saklanan (dolayısıyla ilave depolama maliyeti yaratan) sürecin bırakılıp “kağıtsız ortam”a geçilmesi tasarlanmış. Bu sayede kağıt, fotokopi ve depo kirası masrafları azalacak ve milyonlarca lira tasarruf edilecekmiş.

• Vaaayyyy… Dinleyen herkes memnun. Neredeyse alkışlanacak… Sorarsanız, “Kağıtsız ortam… İşte dijitallşme… Daha ne olsun?“

😀

Biz başka sorular düşünelim.

Mevcut yetki – sorumluluk – bütçe anlayışının doğal sonuçları neler? Şikayet süreci müşteriden başlatılıyor ama müşterinin şikayet etme süreci zorlaştırılmış. Şikayetin ne kadar haklı olduğuna karar veren kademeli karar mercileri saptanmış. Bazı müşteriler, uzayan süreç nedeniyle “lanet olsun” deyip işin peşini bırakıyor. Böylece tazminat ödenmiyor, bütçe zorlanmıyor. İçeride herkes memnun.

Ne var ki… Müşteri bir kez daha gelmiyor. Sosyal mecralarda elinden geleni ardına koymuyor. Çevresine olumsuz propaganda yapıyor.

Kurum, kendi büyüklüğü çerçevesinde “Sektörün en önemli oyuncularından biriyiz” diyerek konuyu önemsemiyor bile.  “Nasılsa beni kullanan var” diyor. 20/80 diyor. Potansiyel ciro kaybını ciddiye almıyor. Farkında olmadan B2B’leşiyor. Perakende tüketicisini (ilk şikayet sonunda) kaybediyor.

😉

Mevcut durumdan yola çıkan süreç tasarımı ile ne yapılmış? Aslında, müşterinin şikayet sürecinde önemli bir değişiklik yapılmamış.

Sorunun kök nedeni ne? İlk olarak aklınıza “bütçenin zorlaması” gelmişse, fena halde yanıldınız. Organizasyon yapısı sorunlu. Operasyonlar ve Üretim’in kalitesine karar veren ve kusuru tazmin edip etmeme kararını veren departmanlar yine aynı GMY’ye bağlı olunca… Kusur bulmak demek, kendi patronunun performansını beğenmemek demektir. Biraz zor…

– Malın hasarlı olduğunu biliyoruz. Kutusu kırılmış, ambalajı delinmiş, vb. Her şey ortada… Müşteriye teslim etmesek? Hemen yeni bir ürünü yola çıkarsak…” diyorum.
– Ama… Bizim bütçemiz var” diye yanıtlanıyor.

İşte… Mevcut süreç ile başlamanın sonucu…

Operasyon ve Üretim departmanlarını daha kaliteli iş yapmaları için zorlayan önlemler alınmıyor, ama süreçler dijitalleşiyor.

Bu süreci ele alırken, mevcut uygulamaları ve yapıyı hiç dikkate almasanız…

• Şikayet sürecini müşteriden başlatmak yerine “ürünün hasarlı olduğu tespit edilen ilk noktadan” başlatsanız, müşteriye bilerek hasarlı ürün teslim etmek yerine “gecikmeden dolayı özür dileyerek” ilk fırsatta hasarsız ürün teslim etseniz…
• Sizin yaptıklarınızdan habersiz müşteriyi rahatsız ve mağdur bırakmasanız…
• Şikayet ve hasar tazminatı işini İç Denetim‘e bağlasanız, böylece kaliteyi çıkar çatışmasına kurban etmeseniz…
• Süreci “müşteri odaklı” tasarlasanız ve kağıtsız ortam, dijital iş akışı gibi konuları sonra düşünseniz…

Daha iyi olmaz mı?

😉

Saat başına para alan danışmanlar ve kendi işinin en iyi nasıl yapılacağına kafa yormayan yöneticiler “öncelikle mevcut süreçleri inceleyelim” diyeceklerdir. Onlara aldırmayın.

Siz “kurumu bugün ilk defa kuruyormuş gibi” süreçler tasarlayın. Eski süreçlerin olumsuzluklarından ders çıkarmayı ihmal etmeyin. Zaten mevcut süreçler, sadece hatalardan ders almaya yarar.

.

Plan ve Bütçe yazısına friendfeed’de yorum yapan serdar_the_bashoo listeye nakit akışını eklemem gerektiğini hatırlattı.

Nakit akışını bütçenin ilk 3 unsuru (pazar payı + ciro + kârlılık) içine katmamamın nedeni üretim,  maliyet ve tahsilat ilişkisini, zaten karmaşık olan bütçe kavramı içine sokmak istememiştim.

Ama departman boyutundan şirket boyutuna çıkıldığında, nakit akışı olmazsa olmaz bir unsurdur.

serdar_the_bashoo‘dan alıntı yapayım:

Üzeyir Garih’in verdiği örnek vardır: “Biz iş adamları elinde üç top oynayan cambazlar gibiyiz. Bu topun iki tanesi lastik top [Satışlar ve Kâr], biri de camdan kristal bir toptur [Nakit Akışı]. Lastik toplar yere düşse de, tekrar yükselir ve yeniden tutabiliriz ama kristal top yere düştüğünde kırılır ve oyun biter.“

😉

Üzeyir Garih’i doğrulayan çok sayıda örnek biliyorum. En çarpıcısını anlatayım.

Banker krizi sırasında dönemin en büyük bankeri, kendi müşterilerininin borç taahhütlerini yerine getirmemesi (ve bazı kamu kurumlarının düzenlemeleri) sayesinde borcunu ödeyemedi. Bilançoya göre hem kârlı, hem de alacaklıydı ama tahsilat yapamadı. Alacaklıları şikayetçi oldu. Sonunda hapse girdi.

Hapisten çıktığında kayyum yönetimindeki parasına kavuştu. Hatırladığım kadarıyla 6 – 7 milyon ABD doları civarındaydı parası. (Yani aslında 6 milyon doları vardı ama artık iflas etmiş ve güvenilmez iş adamı sıfatına sahipti.)

🙁

EKLEME:

Bir diğer olaya da başka yazıda kısaca değinmiştim.

Bir şirketin yöneticisi “Sadakat kartlarının giderek arttığı dönemde önce kendi kartlarını çok desteklediklerini, ama taksitle satışları arttığı için batmak üzere olduklarını, bunun üzerine kendi sadakat kartlarını bırakıp bankaların taksitli kredi kartı altına girince rahat ettiklerini” söylemişti.

Düşünün satışlar arttıkça şirketin durumu zora giriyor.

🙁

Kıssadan hisse: Üzeyir Garih’in dediği gibi, nakit akışı bozulursa, oyun biter.

Resim şuradan alıntıdır.

Dün yapılan Webrazzi Summit 2011 notlarımı paylaşmaya başlamıştım. İlk [1] ve [2] seansı yayınladım.

🙂

Kahve arasından sonra 4 ayrı salonda toplantılar devam etti. (1) Yatırımcı sohbetleri, (2) mobil ygulamalar ve (3) Facebook toplantılarına değil, (4) pazarlama ağırlıklı salona gittim.

Yüce Zerey’in sunumunun ağırlığı “içerik = f(hikaye)” üzerineydi. Voltron ve Michael Jordan’ın “davranış şekli oluşturan, özgün hikayesi bulunan”  efsanelerinin hayatımıza nasıl girdiğini anlattı. Bugünlerde onlar gibi hayatımızı cidden etkileyen öykülerin olmadığından bahsetti.

“Eminönü’nde 5000 kişi toplansak, hemen bir ekonomi oluşur. Simitçi, köfteci, su satıcısı gelir. Sosyal mecralar da öyle” dedi.

• Bu noktayı çok önemsiyorum. 2008’de “Buraları dutluktu. Biz o zamanlardan beri buradayız. Sosyal mecraları siz pazarlamacılara yedirmeyeceğiz” diyen arkadaşlara da selam ediyorum. Hani… Ne oldu?… Çoğunuz, ya pazarlamacılara hizmet eden işlerde çalışıyorsunuz, ya da kendiniz pazarlama işlerine soyundunuz. Güneş hep oradaydı.

Sosyal mecralarda yaratılan öykülerin liquid (akıcı) ve linked (bağlantılı) olma gereğinden söz etti.

Kıvanç Tatıtuğ’un karnındaki baklava kasların öyküsünün “akıcı” olduğunu ama Kuzey-Güney dizisi ile “bağlantılı” olmadığını vurguladı. Amacın “sosyal medyada başlayan ilişkiyi dışarıda, gerçek yaşamda deneyimlemek” olduğunu belirtti.

Coca Cola’nın “Mutluluk kamyonu” etkinliğinin kısa filmini gösterdi.

Arkasından “satışa bağlanmış kampanya kurgusu” örneği olarak da Sprite’ın “Sprite kafası” kampanyasından bahsetti.

😀

Oğuz Bayram yeni medyayı ölçümlemek için hangi kriterleri kullanacağımızı anlattı.

Bugünün dijital ortamında eş zamanlı tepkinin hemen verilmesinin öneminden söz etti.

Kurumsal ölçüm kültürünün gerekliliğini, 5 – 10 arası kilit performans ölçümü olması gerektiğini, fazlasının kontrolu artırmayıp anlamayı zorlaştırdığını, her bir kriterin farklı departmanların performansını ölçümleyeceğini söyledi.

• Doğru soru sormaktan bahsedince aklıma bir konuşmasını yayınladığım Tal Ben Shahar geldi.

Raporlama ve analiz’in 2 farklı şey olduğunu anlattı. Bu aşamada maddelerden biri de Tasarruf idi. Sosyal CRM’in çağrı merkezinde ne kadar tasarruf yapılmasını sağlayacağını belirtti.

Verilerin hep geçmişteki durumu yansıttığını, ama bizim işimizi yürütürken en azından %10’unda ileriye bakmamız gerektiğini de ekledi.

• Son 2 paragrafta söylenenlerin bazılarına karşı çekincelerim var. Zaten kendi sunumumun açılışında onlardan bahsettim.

😀

Öğleden sonra kendi sunumum vardı.

Bize muhteşem bir Webrazzi Summit yaşattığı için Arda Kutsal’ı ve ekibini tebrik ediyorum.