"toplantı" etiketli yazılar:

25 Eylül 2014 Perşembe

Gökkuşağı Defterleri

Bu yazı 15 Eylül 2009’da Natali Yeşilbahar‘ın blogunda yayınlanmıştı. Dünkü blog yazımda referans verdim. Bazı dikkatli okuyucular linki izlemişler ve “çok yararlandıklarını” sosyal mecralarda paylaştılar. Bu durumda sadece bir link olarak kalmasını istemedim. Natali’nin izniyle burada paylaşıyorum.

🙂

Gittiğim etkinlikte, katılımcılardan birinin defterine renkli notlar aldığını, notların üstüne postit yapıştırdığını; tekrar farklı bir kalemle yuvarlaklar çizdiğini gözlemledim. Tüm dikkatiyle notlar tutan bu kişinin yakasındaki kartta “Uğur Özmen” yazıyordu.

Daima toplantılara en az üç renk kalemle girdiğim için; yuva neşesi, boyama defteri gibi isimlerle çağırılan toplantı defterlerimden tutan birine rastlamıştım. Toplantı zamanında kalem çeşitliliğimle dalga geçen iş arkadaşlarımın, üç ay sonra yanıma gelerek eski toplantılarda müdürünün anlattığı proje detaylarını sorduğunda daima gülümseyerek paylaştım.

İlk defa karşımda benimkinden daha renkli bir gökkuşağı defteri duruyordu. Bu defterde yapıştırılmış ekstra sayfalar, postitler ve birçok işaretler vardı; anlamları neydi?

Keyifli bir sohbette Uğur Özmen’e bunları sordum; kendisinin verimli çalışıp; bu kadar farklı yerde olabilmesinin nedeni basitti:

İyi bir şekilde tutulmuş not defteriyle hayatını yönetiyordu.

natali-2

NBS: Toplantılarda üst düzey yöneticilerin not almadığını gözlemliyorum. Siz iş hayatınızda üst düzey yöneticiyken; bu renkli defterleri nasıl tutmaya başladınız?

Uğur Özmen: Selahaddin Amcam, iş hayatına başlamadan önce benimle yaptığı konuşmasında şu mesajı vermişti: “Herşeyin notunu tutmalısın. İnsan zekası, herşeyi akılda tutmaz. Tutsa bile; bununla harcamamalısın.”

Düzenli not tutmanın düzenli bir hayatın ilk adımı olduğuna; düzenli bir hayatın ise her yerde bize verimlilik sağlayacağı düşüncesindeyim.

Kesinlikle, hayatımın her anında kullandığım formüllerim var: Gün içinde hatırlamam gereken özel birşey varsa; yazdığım ufak not kağıdını gömlek cebime koyarım. Park yeri biletlerini daima gömlek cebime koyarım. Kimlik verdiysem; bana verilen kartı, kimlik yerine koyarım.

Böylece kimlik asla ziyaret ettiğiniz kurumda kalmıyor; süper. Defterlerden önce anladığım kadarıyla “verimlilik” yaşam tarzınız olmuş.

Evdeki büyük takvimime, özel programlarımı yazıyorum. Orda uzaktan bile göreceğim şekilde “Natali” yazıyor. Outlooktan haftalık bastığım programım hem evde hem işte duruyor.

natali-1

Defterlerinizde gördüğüm kadarıyla hazırlığınız toplantı öncesi başlıyor. Her toplantıdan önce yapılan hazırlığın, toplantı verimliliğini çok arttırdığına inandığım ve karşımdakine saygı duyduğum için, ben de ön hazırlıktan vazgeçemeyen azınlıktanım.

Toplantı öncesi hazırlık yapmamın tek nedeni var; beynimin toplantıya hazır olmasını sağlamak.

Yukarıda gördüğünüz gibi defterime gideceğim etkinlikteki programı yapıştırıyorum. Bu sayede toplantıyı daha rahat takip edebiliyorum. Birkaç saniyemi harcayarak yaptığım hazırlığın bana kazandırdıkları:

  • Toplantıda konuşacak kişi isim ve özgeçmişleri
  • Dikkatim dağıldığı anda olaya geri dönme imkanı
  • Etkinlikten ihtiyaç için kısa süreli dışarı çıkmam gerekiyorsa; hangi bölümün benimle ilgisiz olduğunu bulma imkanı
  • Kahve arası, konuşmacı değişimi gibi zamanlara hakim olma
  • Konuşmacı sunum yaparken, farklı fikirdeysem; çalıştığı yer ve geçmiş deneyimlerini inceleme imkanı

Programı defterime yapıştırmak, etkinliğe hakim olmamı sağlıyor; hayatımı kolaylaştırıyor.

Etkinlik sırasında, etkinlik programını yapıştırdığım sayfanın altına not alıyorum:

natali-3

Aldığım notlar başkaları tarafından görülmüyor. Aylar sonra bile bakıp; anlamlandırabileceğim notlarım oluyor. Önemli bölümlerini işaretliyorum.

Araştırmam gereken konuları farklı renkte yazıyorum. Şirkette etkinliğe gelemeyen kişilere kolayca bilgi verebiliyorum. Etkinliğe gidildiğine ve yararlı olduğuna dair somut kanıtlarım oluyor.

Bu gökkuşağı defterlerini nasıl kullandığınız konusunda bilgi verir misiniz?

  • Deftere yapıştırılan post-itler, yapılacak işlerdir.
  • Mutlaka göz atmam gerekenleri çerçeve içine alıyorum.
  • Kırmızıyı farklılık yaratmak için kullanırım.
  • Mavi ve siyah, en az iki renk kalemle not alırım. Bir tanesini sadece benim anlayabileceğim gizli bilgileri yazmada kullanırım. ( Ör: Bu firmaya diğer projemizi de satabilirim.)

Aklıma gelen yeni proje veya gizli bilgilerin üstüne post-it yapıştırıp, post-it üzerine anlamsız bir şey yazarım. Böylece karşımdakilere fark ettirmeden, toplantı sonrası çıkarımlarımı da yazmış olurum.

Ekibimdeki kişilerin yanlışlarını yazarım. Toplantı sonunda bunu ilgili kişiyle paylaşırım.

Her toplantıdan çıktıktan sonra asansörde bile notlarımı gözden geçirmeye, düzeltemeye çalışırım. Bu durumda sizin böyle bir ihtiyacınızın kalmadığını düşünüyorum.

Her toplantı sonrası deftere 10 dakika ayırmak, yararlıdır. Böylece şirketin açısından toplantının verimini arttırmış olursun.

natali-4

Gökkuşağı  defter tutmaya karar veren sevgili okuyucularım, nelere dikkat etmelidir?

  • Daima tepeye tarih atılmalıdır
  • Hep aynı köşeye tarih ve müşteri adı yazılmalıdır.
  • Sayfa değiştiğinde, yeni sayfaya  “10/09/09 devam” yazılmalıdır.
  • Toplantı çıkışı 10dakika ayırıp, notları kendine ve ilgili kişilere aktarmalısınız.
  • Anında bitirmen gerekenleri post-ite yaz ki; yer değiştirebil ve bitince çöpe at.
  • Defterin son sayfasında bloca post-it olmalıdır.
  • Asla defteri bir yerde unutmayınız.
  • Defter şirketinizde biri tarafından bile istenirse vermeyiniz; ilgili sayfayı fotokopi çekiniz.
  • Karşı taraftan toplantı notları gelirse, karşılaştırıp, aynı olanları çiziniz. Gelen notları ve toplantıyla ilgili yazıları, notların üstüne yapıştırınız.

natali-5

Başarılı projelerinin ne kadarının renkli defterlerine borçlusun?

Defterler, unuttuklarımı minimilize etmeme yarıyor.

Sürekli görüşmediğim firma yetkililerini hatırlamada, kartvizit görevi görüyor.

Takip etme şansım sayesinde, daha önceki toplantıda “x” denilen, hala”x” kalıyor.

Renkli defter tutsam mı diye düşünen okuyucularımız için soruyorum. Bu kadar emek harcayacaklar; bu yazıdaki kuralları uygulayarak verimlilikleri % kaç artar?

Çok ciddi artar.

Beyinleri hamallık yapmaktan, çöplük olmaktan kurtulur. Daha etkin işler için beyinlerini kullanabilirler.

Toplantı vaktini, öncesini ve sonrasını verimli kullanmayı sağlar.

Daha önceden öğrendiğini, sonrakine satabilirsin.

🙂

Deftere yazarken; müşteriyle konuşması için vakit vereceği fikrini çok benimsedim,  daha çok not tutacağım.

Uğur Özmen’le gerçekleştirdiğim bilgilendirici sohbet sonunda neşe dolu defterlerimle gireceğim satış toplantılarını iple çekiyorum.

Bu yazıya gelen değerli yorum ve eklemelere buradan ulaşabilirsiniz.

21 Mayıs 2013 Salı

Toplantı adabı

Yurt içinde ve dışında beğendiğim veya etkilendiğim toplantı, panel ve konferansların ortak yönlerini derlemeye çalıştım.

Şöyle:

Tam saatinde başlanıyor. Özellikle ABD’de oldukça erken başlıyorlar. Eğer 08:00 ‘de başlayacak denilmişse, 08:01 olmadan başlanıyor. Bazıları kahvaltıdan dönmemiş olabilir; bir kısmı dışarıda sohbettedir; sigaraya çıkanlar saati unutmuşlardır… Farketmiyor. Zamanı gelince başlıyorlar. Diğerleri sonra gelip oturuyor.

  • Bizde ise, sanki daha önce hiç sabah trafiği yaşanmamış gibi “bu saatlerde trafik yoğundur”, “kötü hava nedeniyle gelemediler” gibi bahaneleri, konferansı düzenleyenler üretiyor.

Katılımcıların para ödedikleri konferanslarda, konuşmacılar şirketlerini dakikalarca övmüyorlar. Yakın geçmişte E-Bay’i, Forrester’ı, ComScore’u, Etsy’yi, ve birçok dünya çapında meşhur kurumun sunumlarını dinledim. Sponsor bile olsalar şirketlerini dakikalarca anlatmadılar. Bir-iki dakika sadece…

  • Bizdeki durumu şu [1] ve [2] yazılarda anlatmaya çalıştım. Sponsor oldukları toplantılarda, izleyicilere yararlı tek cümle söylemeden, “parayı veren düdüğü çalar” deyip başımızı şişiriyorlar.

Konuşmacılar gerçek deneyimleri veya önemli bilgileri paylaşıyorlar. Hemen her dakikasını not almak istiyor insan. Dijital konulara biraz uzaksanız, ama artık şirketinizin dijital dünyada var olması gerektiğini düşünüyorsanız… Yeni öğrendiğiniz için her dakikası size değerli gibi geliyor. Deneyimli katılımcılar bile konuşmacılardan çok şey öğrenebiliyor  [3] , [4] , [5] , [6]

  • Biz de, aynı konuşmacıların aynı konuları tekrarlamalarından veya son sosyal medya kampanyasından başka bir şeyi anlatMAmalarından sıkılıyoruz.

Bir yandan dinlerken, diğer yandan yüzlerce tweet atılmıyor. Yine herkesin PC veya tableti önünde. Bazıları bu cihazlarda not tutuyorlar. Zamanlarını paylaşma ve teşhir için değil, öğrenmek ve yararlanmak için kullanıyorlar.

  • Orada bulunmayı övünç vesilesi yapmak değil, bilgiye doğrudan ulaşmak için kullanıyorlar. Bazı toplantılarda hashtag bile bildirilmiyor.

Konuşmacıya soru yöneltme kısmı başladığında, ilk birkaç saniye içinde dinleyicilerden soru gelmezse, toplantıyı düzenleyen ekipten birileri gerçekten güzel bir soruyla buzları kırıyor. Bilirsiniz, ilk sorudan sonrası geliyor. Yine de eğer duraklama olursa, yine önceden iyi hazırlanmış birkaç sorunun sırada olduğunu anlıyorsunuz.

  • Bizde soru – cevap bölümü neredeyse toplantıyı düzenleyenlere angarya gibi geliyor. Çoğunlukla da konuşmacıyı dinlemediği belli olan birisi içini döküyor. 

Boş bulunan yere oturuluyor. Kimse “yer tutmuştum” demiyor. Çantasına, ceketine, paltosuna yer ayıran kişileri toplantıyı düzenleyenler uyarıyor.

Giriş ücretlerinin yüksek olduğu toplantıların çoğunda naklen yayın yapılmıyor. Hatta bazılarında resim çekmek bile yasak.

  •  Bilginin yayılması açısından, yayın yapmamanın doğru olduğunu söylemiyorum. Zaten çoğunlukla sonradan yayınlıyorlar. Anında yayın yapmayarak, katılımcılar için bir fark da yaratıyorlar.

😉

Bunların hepsi harfiyen uygulanmalı demiyorum. Ama en azından (sonuncusu dışında) bazıları uygulansa daha iyi olmaz mıydı?

 

08 Ocak 2011 Cumartesi

Yanlış örnek

Yeni işin hayırlı olsun” yazısına bir yorum gelmiş. Kendi adını “önemli mi” diye gizleyen bir arkadaştan.

  • Ilginç bir post. “Duydum ki yine kovulmuşsun” diye size hitap eden yazılar hakkında ne düşünürdünüz onu merak ettim. Toplantılarda insanların fikirlerin projelerine salakça aptalca diyerek hakarete varan cümleler sarfederdin bu nedenle zamanı geldiğinde seni savunacak kimse kalmadı diye ekleme yapsalardı 🙂

diye yazmış. (Dil bilgisi ve anlam hataları kendisine aittir.)

🙂

Ozan Cılga friendfeed’deBen olsam sırf isim- soyisim belirtme cesareti göstermeden “Anonim” olarak yazdığı için cevap verme zahmetinde bulunmazdım Uğur Hocam.” diye yazdı.

Yanıt vereceğim. Yanıtı o hak ettiği için değil. Onun gibi düşünen gençleri uyarmak için.

Cümle cümle ele alalım.

🙂

“Duydum ki yine kovulmuşsun” diye size hitap eden yazılar hakkında ne düşünürdünüz onu merak ettim yazmış. Blogumu daha fazla okumalı. Zaten kovulmalarımı yazdım. Sonuncusu hariç hepsini… Onu da yazmakta hiç sakınca görmem. Zira, birçok yerde anlattım. Videolarda da var.

😀

Toplantılarda insanların fikirlerin projelerine salakça aptalca diyerek hakarete varan cümleler sarfederdin demiş. Bunu da gizlemedim. “Kendi fikirleri hariç tüm fikirleri öldüren adam diye adım çıkmıştı” diye açıkça belirttim. Hatta bir röportaj da yayınlandı. Başlık bu cümle üzerine kurulmuştu.

Fikir öldüren adam

😀

Bir arkadaş kendince şahane fikir bulmuş. Asansör şirketlerinden birini ikna bile etmiş. “Bir ortak kart çıkartacağız. Apartman yöneticilerine o kartı vereceğiz. Apartman alışverişlerini o kartla yapacaklar. ”

  • Apartman yöneticisi o kartı niye kullansın? Bu kartla alışveriş yapınca kazandığı puanlarla asansör mü alacak? gibi soruların yanıtı… “Asansör firması benim iyi müşterim. Bu kartı çıkarsak olmaz mı?”

Bu fikri şimdi de salakça aptalca buluyorum.

😉

Başka arkadaş hastaneler grubuyla mutabık kalmış. “Ortak kart çıkartırız” sözü vermiş.

  • Bunun için bir yazım var. Her alışverişte “geçmiş olsun, neyiniz var” denilmesini ister misiniz? Mahalle bakkalından, giysi mağazasına kadar herkesin hastane ile ilişkinizi sorması iyi bir şey mi? İnsanlar bazı hastalıklarını herkesle paylaşmayı tercih eder mi? Normal durumda kimsenin gitmek istemediği bir yeri sürekli hatırlamak isteyeceklerini sanıyor musunuz?

Bu fikri şimdi de salakça aptalca buluyorum.

😉

Böyle onlarca fikri öldürdüm. Haydi, fazlasını söyleyeyim. Sadece fikirleri öldürmekle kalmaz, alay konusu da yapardım.  Dolaplardan birinin kapağının arkasına  gelen fikir e-postalarını yapıştırıyorduk. Böyle bir  fikir gelince, ekipçe “kötü fikir sıralamasında kaçıncı sırada yer alır” diye tartışıyorduk. Ekibin kararıyla sıra belirleniyordu. En kötü fikri en yukarı koyuyorduk, sadece biz görüyoruz bu fikirleri.

Uygulanabilir fikri olmayan herkes ortaya fikir saçar. O zamanki Genel Müdür bu gibi kişilere fikir ishali derdi.

Kurum kaynaklarının doğru kullanılması için en doğrusunu yaptığımı düşünüyorum. Şimdi bile…

😀

bu nedenle zamanı geldiğinde seni savunacak kimse kalmadı demiş.

İşte arkadaşın beklentisi burada gizli. Birey olmayı bilmiyor. Onu savunacak kişileri biriktirmeye çalışıyor. Ayaklarının üstünde değil, birilerine yanaşarak durmayı seçiyor. Onun arkasında mutlaka biri olmalı. Zor anlarda ona dönecek, “ben sizin iş çıkış saatinize kadar beklerdim” diyecek.

Birkaç yıllık unvan için ömür boyu lakap sahibi olacak. Vah evladım…

😉

Bilmediklerini söyleyeyim. Son profesyonel işime nasıl başladım.

Daha önceki Yönetim Kurulu Başkanı, Genel Müdür’e ve bazı Genel Müdür Yardımcıları’na, bilgi yönetimine dair özel bir pozisyonu sormuş. Onlar da “en iyi Uğur Özmen yapar. Onu alın” demişler.

İşimi iyi yaptığım için, beni savunacak kişiye ihtiyacım olmadı. Bizzat tavsiye etmişler. Haberim olmadan… (Farkı anlayabiliyor musun?)

😀

Bu uzun yanıt, kendi önemine kuşku duyan birine değil… Kadir bilmez kişilere değil, korkuttuğum insanlara değil. Başkasına arkasını yaslayan, kendisini başkasının savunmasını bekleyen birine hiç değil.

Gençlere şunu anlatmak için. Birey olmayı hak ettiysen, bilginle ayakta durursan… Kovulduğunu da anlatırsın korkmadan, salakça aptalca fikirlere nasıl davrandığını da…

Hiç merak etme. Aç – açık kalmazsın. Üstelik, yaşamını patronun işten çıkma saatine göre de ayarlamazsın.

Kovulmaya değer mi? Değer…

😀